Warum Projekte scheitern: Häufigste Fehler im Projektmanagement und wie Sie sie vermeiden

Wie haben Sie Ihr Projektmanagement in den letzten 20 Monaten erlebt? Einer aktuellen Pulse-Studie des PMI* zufolge hat die Pandemie erstaunliches hervorgebracht: Inmitten aller Turbulenzen und Unsicherheiten wurde eine Vielzahl der Projekte in Zeit, Budget und Scope umgesetzt. So berichten es zumindest die 3.950 befragten Projektleiter unterschiedlichster Branchen weltweit, die im Oktober und November 2020 für die Ausgabe 2021 online befragt wurden.

Schaut man sich die Zahlen für Europa jedoch genauer an, gelang laut den Befragten zwar in 57 Prozent der Fälle das Einhalten des Budgets oder der Termine (50 Prozent). Satte 40 Prozent beklagten allerdings ein komplettes Scheitern und Budgetverlust eines Projektes.

Keine klaren Ziele und Erwartungen: wenn die Erfolgsmetrik fehlt

Diese Aussagen mögen wie eine Binsenweisheit klingen. Jedoch zeigt die Praxis, dass schwerwiegende Probleme im Projektmanagement häufig genau dadurch verursacht werden:

• Die Projektziele können nicht klar benannt werden.
• Es ist unklar, welches Ergebnis das Projekt zu einem erfolgreichen Projekt macht.
• Es ist nicht gesichert, dass jede einzelne Aufgabe zur Erreichung des Projektzieles beiträgt.
• Es ist nicht für jede Aufgabe klar, ob sie notwendig oder ein nice-to-have ist. Klarheit darüber ist aber die Voraussetzung für ein effektives und effizientes Projektmanagement.

Wenn die Projektleitung ein neues Projekt startet, ist es essenziell, dass sie vollständig und umfassend verstanden hat, was „erfolgreich abgeschlossen“ für die Nutzer konkret bedeutet. Ansonsten besteht die große Gefahr, dass die Beteiligten mit dem Projektergebnis unzufrieden sind. Der oder die Projektleitung muss daher allen Beteiligten von Anfang an vermitteln, welche Anforderungen das Projekt an jeden und jede einzelne im Team stellt und welche Erwartungen erfüllt werden müssen, damit die Nutzer oder Kunden zufriedengestellt sind.

So steuern Sie gegen:

Die Projektleitung sollte für alle Team-Mitglieder dokumentieren, was getan werden muss. Zudem müssen alle Beteiligten wissen, wann das Projekt erfolgreich erledigt ist.

Fehlende Unterstützung seitens des Managements

Nicht nur das beteiligte Team, sondern auch die Firmenspitze muss das Projekt unterstützen. Ist dies nicht der Fall, sinken die Aussichten auf ein erfolgreiches Projekt deutlich. Eine regelmäßige gegenseitige Abstimmung mit dem Management sollte daher fester Bestandteil der Aktivitäten der Projektleitung sein.

So steuern Sie gegen:

Um den Projekterfolg zu erreichen ist es hilfreich, wenn ein Vertreter des Topmanagements von Beginn an in das Projekt involviert ist. Bestehen Sie auf einer verbindlichen Namensnennung.

Mangelnde Flexibilität und inadäquate Methodik

neue Informationen und Anregungen offen sein und diese gegebenenfalls in die Projektabwicklung einfließen lassen. Für die Projektleitung ist der Überblick über das gesamte Projekt entscheidend, sie sollte sich jedoch nicht in Details verlieren. Änderungen im Projektverlauf können eine gute Gelegenheit sein, um seine eigene Arbeit zu hinterfragen und zu verbessern. Flexibel und angemessen zu reagieren, gehört zu den Grundtugenden der Projektleitung.

So steuern Sie gegen:

Für Verbesserungsvorschläge sollte der Projektleiter stets ein offenes Ohr haben und sich nicht verschließen. Weicht ein neues Projekt beispielsweise in der Größe von den in der Vergangenheit durchgeführten ab, so kann eine Änderung der angewendeten Methodik notwendig sein: Die angeeigneten Standard-Ansätze im Projektmanagement sind meist für Projekte einer bestimmten Größe konzipiert und passen möglicherweise nicht mehr zu dem größeren Projekt.

Überlastete und überforderte Mitarbeiter

Werden Mitarbeitende mit Arbeit überfrachtet, kann dies ein Projekt in gehörige Schieflage bringen und im schlimmsten Fall das Projekt scheitern lassen.

So steuern Sie gegen:

Sie vermeiden diese Situation, indem Sie sich als Projektleitung vorweg Klarheit über die individuellen Stärken und Kapazitäten der Team-Mitglieder verschaffen. Um im zweiten Schritt eine sinnvolle Verteilung aller Aufgaben vornehmen.

Zu viele Projekte zur gleichen Zeit angehen

Manche Manager sind der Ansicht, mehrere Projekte gleichzeitig durchzuführen sei sinnvoll und vorteilhaft. Doch inzwischen weiß man: Multitasking mindert die Produktivität. Denn ein Wechsel zwischen Themen reißt die Beteiligten aus ihren Aufgaben. Ganz 23 Minuten braucht es, bis man wieder ‚ins Thema findet‘ nach einer Störung oder einem Wechsel – zu viel wertvolle Zeit geht so verloren! Multitasking wirkt sich insgesamt eher negativ auf die Qualität in Einzelprojekten aus.

So steuern Sie gegen:

Die Anzahl offener Projekte eines Mitarbeitenden sollte so reduziert werden, dass jede und jeder im Team auf die Aufgaben fokussieren und sie in der vorhandenen Zeit auch erfolgreich abschließen kann.

Schwarze Löcher: Wissen wird nicht geteilt

Monopolisiertes Wissen ist ein Killer für Projekte. Das Problem kann besonders dann auftreten, wenn Ergebnisse erst nach langer Durchlaufzeit geliefert werden müssen. Informationen sollten daher immer wieder aktiv eingefordert und miteinander geteilt werden.

So steuern Sie gegen:

Schwarze Löcher in Ihrem Projekt können Sie vermeiden, indem Sie als Projektleitung das Projekt in kurze Phasen einteilen. Am Ende jedes Meilensteines werden Resultate geliefert, mit denen das gesamte Team weiterarbeiten kann. Das bereits angehäufte Wissen und die aufgelaufenen Informationen werden bereits an den Meilensteinen festgehalten.

Intransparente Entscheidungsfindung

Änderungen im Verlauf eines Projektes treten häufig auf und sind oft mehr die Regel als die Ausnahme. Doch nicht immer ist allen klar, warum es plötzlich Änderungen gibt, wer sie einfordert oder wofür die Änderungen im Projekt gut sind. Dadurch regt sich Widerstand, der bisweilen weitere Probleme nach sich zieht.

So steuern Sie gegen:

Sorgen Sie als Projektleitung für eine klare, transparente und daher gut nachvollziehbare Dokumentation des Change-Managements. Damit sind Änderungen der Zielsetzung sowie der Marschrichtung klar begründet und es ist für alle Beteiligten nachvollziehbar, wer wann was geändert hat.

Moving Targets und Change Requests: das Problem mit dem Scope Creep

Change Requests sind ein fixer Bestandteil des Projektlebens. Häufig wirken sie sich auf Budget und Fristen negativ aus, da zusätzliche Aufwände für die Umsetzung der Änderungen nötig sind. Das kostet Zeit, Geld – und Nerven bzw. Motivation!

So steuern Sie gegen:

Um in der Situation Frust und Unzufriedenheit bei allen Beteiligten zu vermeiden, sollte Sie als Projektleitung diese drei Dinge sicherstellen: einen definierten Prozess für die Umsetzung der gewünschten Änderungen, klare Zielvorgaben sowie ein tägliches Monitoring.

Zu kurz gedachte ‚Gut genug‘-Strategie

Von vorneherein Fehler vermeiden ist immer besser (und billiger), als Fehler und ihre Folgen später zu beheben. Daher sollte Nachlässigkeit in der Qualitätssicherung auf jeden Fall vermieden oder besser noch ausgeschlossen werden.

So steuern Sie gegen:

Setzen Sie als Projektleitung auf hohe Qualitätsstandards. Machen Sie Ihren Teams unmissverständlich klar, dass Sie diese Standards tagtäglich im Projekt einfordern werden. Dann erübrigt sich meist eine aufwendige nachträgliche Fehlerbehebung und der gute Ruf Ihres Teams bleibt gewahrt.

Anfragen nicht ablehnen

Es kann nötig sein, Anfragen abzulehnen, um den Projekterfolg insgesamt nicht zu gefährden und um im Sinne des Unternehmens zu handeln. ‚Nein‘ sagen zu können ist daher eine wichtige Fähigkeit der Projektleitung.

So steuern Sie gegen:

Üben Sie sich darin, immer eine weitere Möglichkeit zu entdecken, schärfen Sie Ihren ‚Chancen-Blick‘. Wenn Sie Anfragen ablehnen müssen, ist es ein besserer Ansatz, eine konstruktive Alternativlösung vorzuschlagen. Immer wieder oder nur ‚Nein‘ zu sagen, frustriert alle unnötig.

Zu knappe Zeitplanung

Wird ein Termin nach dem anderen verpasst, führt das meist zu massiver Unzufriedenheit und Frustration bei allen Beteiligten.

So steuern Sie gegen:

Hier kann gegebenenfalls der Einsatz einer (passenderen) Projektmanagement-Software hilfreich sein, mit der Ressourcen und Zeitaufwand sinnvoll geplant werden können. Erfahrene Projektleiter planen sowohl beim Budget als auch beim Zeitaufwand immer mit einem Puffer.

Mangelnde Unterstützung aus dem Team

Fehlt die Unterstützung des Projektteams und der beteiligten Fachbereiche, ist das oft ein Grund für das Scheitern eines Projektes. Projektarbeit ist schließlich Teamarbeit! Es ist Aufgabe der Projektleitung, den beteiligten Mitarbeitenden aufzuzeigen, welche Rolle sie im Team spielen, welchen Stellenwert das Projekt hat und was sich dadurch verändern wird. Schafft es der Manager nicht, die Dringlichkeit und Bedeutung des Projektes zu vermitteln, führen Mitarbeiter häufig einfach das Tagesgeschäft fort.

So steuern Sie gegen:

Als Projektleitung sollten Sie zu Beginn allen Beteiligten das Projekt und seine Folgen so klar präsentieren, dass Sie sich der Unterstützung von allen Seiten sicher sein können. Ist das Team über mehrere Standorte verteilt, stellen Sie den Zugang zur sicher und nutzen Sie die beste im Unternehmen verfügbare Technik.

Falls es im Projektteam zu Reibereien oder gar Eifersüchteleien kommen sollte, ist es Ihre oberste Aufgabe als Projektleitung, den Fokus auf das Projektziel für das gesamte Team wiederherzustellen. Aktive Führungsarbeit verhindert, dass einzelne Gruppen im Projektteam sich gegenseitig die Schuld an schlechter Leistung oder Problemen zuschieben. Eine gute Projektleitung versteht es gekonnt, das Team mitzunehmen und durch offene Kommunikation in nachvollziehbare Entscheidungen einzubinden.

Vernachlässigung des Arbeitsalltages

Auch in den heißen Phasen eines Projektes sollten Sie als Projektleitung niemals die Erledigung der alltäglichen Aufgaben vernachlässigen. Wenn beispielsweise E-Mails unbeantwortet bleiben, der Termin für das nächste Meeting nicht mitgeteilt oder auf einen erwarteten Statusbericht vergessen wird, dann riskieren Sie Unzufriedenheit und Verzögerungen.

Viele und lange Meetings als Leistungsbremse

Zu häufige und zu lange Meetings, in denen der aktuelle Status besprochen wird, führen bei allen zu Stress und kosten wertvolle Projektzeit.

So steuern Sie gegen:

Mithilfe von Kollaborations-Tools lassen sich wichtige Informationen effizient und gut nachvollziehbar an die Team-Mitglieder verteilen. Meetings sollten auf Entscheidungsfindung sowie die Verteilung neuer Aufgaben und Prioritäten fokussieren. In vielen Fällen reicht eine wöchentliche Terminreihe dafür.

Mangelhafte Projektkommunikation

Kommunikation ist der wichtigste Aspekt für ein erfolgreiches Projektmanagement. Es braucht klare und regelmäßige Absprachen, damit ein Projekt gelingen kann. Daher sollte das gesamte Projektteam in der Regel einmal wöchentlich zusammenkommen und sich austauschen. So verfügen alle Beteiligten über den aktuellen Informationsstand und Abläufe geraten nicht ins Stocken. Mit virtuellen Meetings ist der logistische Aufwand für alle Beteiligten minimal.

Zu einer guten Kommunikation in Projekten gehören zudem:

• Transparenz: Es kann sensible Details geben, bei denen die Projektleitung sehr genau darauf achten muss, ob und aus welchem Grund diese Daten mit den Mitarbeitenden, dem Auftraggeber oder anderen Beteiligten geteilt werden soll. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Projektleitung aktiv und explizit jeden Akteur mit allen notwendigen Informationen versorgen. Gute Kommunikation mit dem Geldgeber zeichnet sich dadurch aus, dass sich dieser stets ausreichend informiert fühlt.
• Pünktlichkeit: Zusätzlich zu der erforderlichen Transparenz ist es wichtig, dass Informationen rechtzeitig bei allen ankommen. Werden Probleme im kleinen Kreis gehalten und nicht offen angesprochen, kann es oftmals zu spät für eine geradlinige Lösung sein. Ein konstruktives Miteinander im Projektteam ist daher essenziell: Es ist anerkannt und akzeptiert, Probleme früh und offen anzusprechen. Damit kann frühzeitig und gemeinsam an einer Lösung gearbeitet werden.
• Verantwortlichkeiten: Nur wenn jeder im Projektteam weiß, für welche Aufgaben und bis wann sie oder er verantwortlich ist, wird Arbeit im Projekt rechtzeitig und gut erledigt. Wichtig: die Hauptzuständigkeit je Aufgabe nur einem einzigen Teammitglied zuordnen. So vermeiden Sie, dass sich niemand konkret zuständig fühlt und die Aufgabe unerledigt bleibt.

Fehler wiederholen und nicht daraus lernen

Eine entsprechende Fehlerkultur ermöglicht, über Fehler offen zu sprechen, daraus zu lernen und sich dadurch zu verbessern. In dem Sinne ist nach Beendigung eines Projektes eine Analyse des Ablaufs und der unterlaufenen Fehler sehr wichtig.

So steuern Sie gegen:

‚Lessons Learned‘ als Prozess und selbstverständlichen Bestandteil von Projekten fix zu verankern, unterstützt eine positive Fehlerkultur. So können die Teams begangene Fehler künftig schneller wiedererkennen, daraus lernen und sie zukünftig sogar vermeiden. Das alles verbessert die Leistungen eines Projektteams weiter.

Schlechte Zusammenarbeit und fehlende Software-Tools

Besonders bei standortübergreifender Zusammenarbeit kann der Einsatz eines effektiven Tools zur Zusammenarbeit sehr lohnend sein. Denn meistens unterstützen weder die Projektmanagement-Software noch E-Mails die Kollaboration entsprechend gut.

So steuern Sie gegen:

Leistungsfähige Tools für die Kollaboration sind beispielsweise Microsoft Teams, Slack oder Sharepoint. Als Projektleitung sollten Sie nach Festlegung des Tools eine Struktur definieren für die Kollaboration und die Kommunikationskanäle – und dies mit Ihren Teams abstimmen und beschließen.

Schlechtes und überzogenes Mikromanagement

Sich permanent bis in die letzten Details der Team-Mitglieder einmischen und minutiöse als Projektleitung alles kontrollieren zu wollen, ist nie eine gute Idee. Weder im Projekt noch im Alltag der Abteilung.

So steuern Sie gegen:

Der bessere Ansatz: Allen Teammitgliedern von Beginn an klarmachen, dass für die gesamte Projektdauer wöchentliche Statustermine mit bestimmten, festgelegten Reports stattfinden. Damit wissen alle, was und in welcher Form pro Woche an Statusmeldungen von ihnen erwartet wird. Die Mitarbeitenden können außerdem in diesen Meetings Probleme und Verzögerungen frühzeitig und vor allem von selbst ansprechen – und so die Kontrolle über ihren persönlichen Bereich behalten.

Zu große und zu allgemeine Aufgaben planen

Die Planung der Projektaktivitäten ist aufwendig und eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement. Eine gute Projektleitung vermeidet dabei, allgemein gehaltene Aufgabenpakete zu lange als ‚Platzhalter‘ in der Planung zu führen. Denn die anfänglich geringe Zeitersparnis bei der Planung rächt sich im Projektverlauf mehrfach. Sie macht im Lauf der Zeit eine präzise Fortschrittsanalyse sehr schwierig.

So steuern Sie gegen:

Stattdessen sollte Sie Ihre Planung mit durchgängig kurzen Aufgaben vornehmen. Solch kurze Aufgaben können viel einfacher kontrolliert werden und Fehlentwicklungen werden wesentlich schneller sichtbar.