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News / 4. Juni 2020 / parameta

Digitale Kaffeeküche? Warum es wichtig ist, das kollegiale Miteinander auch virtuell aufrecht zu erhalten

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von Hause durchgeführt werden mussten. Viele Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.

Unsere beiden letzten Beiträge haben sich aus diesem Grund mit der Frage befasst, mit welchen Tipps und Tricks auch Online-Meetings effizient und effektiv durchgeführt werden können. Hier finden Sie die jeweiligen Beiträge:

Was vielen im Home Office jedoch fehlt, ist die Struktur eines geregelten Arbeitstages im Büro und vor allem der Austausch mit den Kollegen. Die Bedeutung von Abstimmungen zwischendurch, aber auch von privaten Gesprächen darf im Arbeitsalltag nicht unterschätzt werden und hat maßgeblichen Einfluss auf den Projektfortschritt und die Teamstimmung. Wie es gelingen kann, den Teamgedanken trotz remote Arbeit aufrecht zu erhalten, beschreiben wir in diesem Teil unserer Serie.

Tägliche themenspezifischen Regeltermine (sog. „Dailys“) 

In der digitalen Zusammenarbeit ist mehr statt weniger Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Statt eines Dailys für das gesamte Team, ist es deshalb sinnvoller, mehrere themenspezifische Dailys aufzusetzen. Um die Meetings möglichst strukturiert und effizient zu gestalten, sollten an den Terminen jedoch nur die direkt involvierten Projektmitglieder und nicht das gesamte Projektteam teilnehmen.

Eine virtuelle Kaffeeküche einrichten 

Um auch Zeit für persönliche Gespräche zu haben und das gute Teamklima aufrecht zu halten, eignet sich das Einrichten einer oder mehrerer Kaffeeküchen. Hier können sich die Kollegen in entspannter Atmosphäre austauschen und plauschen. Dabei ist es explizit erwünscht, die Kaffeeküche auch in privateren Momenten mit dem Handy zu betreten, also z.B., wenn man gerade Mittagessen holt, den Hund spazieren führt oder einen Kaffee trinkt. 

Chatten statt mailen 

Um Themen schnell und unkompliziert klären zu können, eignen sich Chat-Nachrichten deutlich besser als E-Mails. Denn dabei müssen weniger Formalitäten eingehalten werden, was eine schnellere Kommunikation ermöglicht. Zudem können kurze Fragen, die man im Büro über den Bildschirm hinweg an seinen Kollegen gestellt hätte, auch per Chat einfach und leicht zwischendurch gestellt werden. Damit das Gegenüber weiß, wann es mit einer Antwort rechnen kann, sollte jeder Mitarbeiter bei der Nutzung von Chatprogrammen seinen Status und gegebenenfalls sogar seine Statusnachricht aktuell halten. Ist zudem von jedem Chat-Teilnehmer ein Foto hinterlegt, macht das die Zusammenarbeit noch einmal deutlich persönlicher.

Mehr (Video-)Anrufe 

Was bereits für die Zusammenarbeit im Büro galt, wird bei der virtuellen Zusammenarbeit noch wichtiger: Häufig können Themen schneller geklärt und Missverständnisse vermieden werden, wenn man zum Hörer greift und die involvierten Personen anruft, statt endlose E-Mail- oder Chat-Konversationen zu führen. 

Die Kamera immer „AN“ 

Online-Meetings und -Anrufe bekommen durch die Nutzung der Kamerafunktion eine persönliche Note, die maßgeblich dazu beiträgt, das Teamgefühl trotz Arbeit aus dem Home-Office aufrecht zu halten. Außerdem lassen sich Reaktionen, Emotionen und Stimmungen des Gegenübers besser erkennen und erwidern.

Emojis und GIF’s für mehr Spaß bei der virtuellen Zusammenarbeit 

Zur Auflockerung von Meetings und um Emotionen im Schriftverkehr besser ausdrücken zu können, sind Emojis und GIFs hervorragend geeignet. Außerdem tragen sie dazu bei, den Spaß an der Arbeit auch im Home Office nicht zu verlieren.

Wir hoffen, Sie können einige unserer Anregungen auch bei sich im Unternehmen einsetzen und dadurch das Miteinander auch virtuell „menschlicher“ und „echter“ gestalten. 

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