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News / 28. Mai 2020 / parameta

Moderation ja oder nein? Die unabdingbare Rolle eines Moderators bei Online-Meetings

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

In unserer Blogserie „Virtuelles Zusammenarbeiten“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir in den letzten Wochen in Projekten sammeln konnten, die aufgrund der Corona-Krise von zu Hause durchgeführt werden mussten. Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Home Office und Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.
Im ersten Teil unserer Serie thematisierten wir deshalb, wie gute Vorbereitung dabei helfen kann, Online-Meetings effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Checkliste dazu finden Sie hier:

Im zweiten Teil der Blogserie möchten wir uns nun mit der Bedeutung des Moderators in der virtuellen Arbeitswelt befassen. Denn für eine effiziente und effektive Gestaltung von remote-Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern ist die Arbeit eines Moderators unerlässlich, um das Meeting sinnvoll zu strukturieren und konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Vor Beginn des Meetings sollte der Besprechungsorganisator eine Agenda erstellen und diese auch an alle Teilnehmer verteilen, um eine angemessene Vorbereitung auf das Meeting zu ermöglichen. Aus diesem Grund stellt die Agenda eine Voraussetzung für die notwendige Gesprächsstruktur während des Meetings dar. Gibt es keine anderen Absprachen, übernimmt in der Regel der Besprechungsorganisator ebenfalls die Rolle des Moderators und hat dabei folgende Aufgaben:

Strukturieren des Meetings durch Begrüßung, Einleitung und Abschluss
TIPP: Sollte nicht sichergestellt sein, dass sich alle Meeting-Teilnehmer persönlich kennen und die Rollen der einzelnen Teilnehmer bekannt sind, sollte der Moderator zu Beginn eines Meetings eine kurze Vorstellungsrunde initiieren, um den Einstieg in das Meeting zu erleichtern.

Zeitmanagement, um während des Meetings sicherzustellen, dass alle Agenda-Punkte ausreichend diskutiert, bearbeitet und konkrete Ergebnisse erzielt werden können

Festhalten von Gesprächsnotizen und/oder Meeting-Ergebnissen, z.B. auf einem digitalen Whiteboard oder in OneNote - am besten über einen geteilten Bildschirm
TIPP: Diese Visualisierung strukturiert nicht nur das Meeting, sondern stellt auch die Arbeitsfähigkeit der Gruppe sicher, da alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.

Protokollieren der Meeting-Ergebnisse und offenen Punkte inkl. der für die jeweiligen Aktionspunkte verantwortlichen Personen
TIPP: Um den Konsens über die Meeting-Ergebnisse bei allen Beteiligten sicherzustellen, sollten die Ergebnisse nach dem Meeting noch einmal verteilt werden. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit zu prüfen, ob sie mit den Ergebnissen und Aktionspunkten einverstanden sind und können bei Bedarf Änderungen vorschlagen.

Einfordern der Meeting-Disziplin der Teilnehmer, z.B. dass alle Teilnehmer, die nicht sprechen, ihr Mikrofon auf stumm stellen und alle ihr Video anschalten
TIPP: Viele potenzielle Störfaktoren können bereits vor dem Meeting beseitigt werden. Unsere Tipps und Tricks für effektive und effiziente Online-Meetings finden Sie ebenfalls in Teil 1 unserer Blogserie.

Leiten des Gesprächs, z.B. durch Aufrufen der Teilnehmer darauf achten, dass jeder zu Wort kommt
TIPP: Der Meeting-Chat kann verwendet werden, um Fragen oder Anmerkungen zu äußern bzw. anzuzeigen, dass man einen Wortbeitrag machen möchte. Bei Microsoft Teams gibt es zudem mittlerweile die Funktion „Raise your Hand“, um ein Handzeichen zu geben.

Wenn neben der Vorbereitung jedes einzelnen auch die besondere Rolle des Moderators bei virtuellen Besprechungen berücksichtigt wird, steht einer effektiven und effizienten digitalen Zusammenarbeit aus dem Home Office nichts mehr im Weg.

Eine weitere große Herausforderung stellen dann in diesem Zusammenhang oftmals jedoch die fehlenden täglichen Begegnungen von Kollegen im Büro dar - als Folge gerät das kollegiale Miteinander schnell in den Hintergrund. Die Abstimmungen von Kollegen untereinander und die Bedeutung von privaten Gesprächen im Arbeitsalltag sind allerdings nicht zu unterschätzen, da sie maßgeblich zur Mitarbeitermotivation und zum Projektfortschritt beitragen.

Wie sich das kollegiale Miteinander auch online aufrecht erhalten lässt, erläutern wir im dritten Teil unserer Serie zur virtuellen Zusammenarbeit.

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