Erfolgsfaktoren für reibungslose Online-Meetings - parameta-Checkliste

parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Tipps für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

Die Corona-Krise mit ihren Auswirkungen stellt die Arbeitswelt vor gänzlich neue (digitale) Herausforderungen. Viele Mitarbeiter mussten und müssen immer noch im Homeoffice arbeiten und miteinander in Online-Meetings kommunizieren. Die virtuelle Arbeitswelt ersetzte die gewohnte Arbeit im Büro vor Ort. Auch für die parameta Projektmanagement-Berater stellte dies eine neuartige Situation dar. Trotz der etablierten Nutzung von MS Teams war es auch für uns eine neue Erfahrung, Projekte jetzt komplett remote durchzuführen.

Blogserie „Virtuelle Zusammenarbeit“ – Teil 1

Zum Start befassen wir uns mit einem wesentlichen Bestandteil der virtuellen Arbeitswelt: den Online-Meetings. Neben der adäquaten Gestaltung des digitalen Arbeitsumfelds sind insbesondere effiziente und effektive virtuelle Meetings für viele Teams eine Herausforderung. Hier helfen gute Vorbereitung und die nachfolgenden Tipps und Tricks, um alle Herausforderungen schnell zu meistern. Damit Ihre Online-Meetings reibungslos verlaufen, empfehlen wir unsere Checkliste zur Vorbereitung:

  • Kamera-Check: Funktioniert meine Kamera? Passen die Lichtverhältnisse? Ist mein Gesicht gut erkennbar? Welcher Hintergrund ist bei der Videoübertragung für die Online-Meetings sichtbar?
    TIPP: In Microsoft Teams kann der übertragene Hintergrund über Klick auf die drei Pünktchen im Menüfeld weichgezeichnet oder ein vordefinierter Hintergrund ausgewählt werden.
  • Ton-Check: Funktioniert mein Headset? Gibt es Halleffekte? Kann ich die anderen Teilnehmer gut hören? Diese Fragen gilt es im Vorfeld zu klären und zu prüfen.
    TIPP: Die Nutzung von Kopfhörern hat viele Vorteile. So werden Hintergrundgeräusche reduziert und man erreicht eine bessere Tonqualität. Alternativ kann man sich bei vielen Konferenzen auch per Telefon einwählen.
  • Internet-Check: Ist die Bandbreite ausreichend und die Internetverbindung stabil? Wird parallel etwas heruntergeladen / gestreamt? Eventuell kann dies für die Dauer des Online-Meetings unterbrochen werden?
  • Funktionalitäten-Check: Sie sollten die wichtigsten Funktionen des verwendeten Tools kennen: Wie kann ich mein Video anschalten? Wo befindet sich die Funktion des Stummschaltens? Auch das Teilen des Bildschirm sollte man im Vorfeld einmal ausprobieren.
    TIPP: Der Meeting-Chat dient dazu, Fragen oder Anmerkungen zu äußern oder zu zeigen, dass man einen Wortbeitrag machen möchte.
  • Beseitigen von Störfaktoren: Um bei wichtigen Meetings nicht gestört zu werden, hilft es, ein Schild mit dem Hinweis „Bitte nicht stören“ an der Zimmertür anzubringen. Auch sollte man seinen Status im Chat-Programm entsprechend anpassen, Outlook schließen und sein Smartphone auf lautlos stellen.
  • Bereitstellen von Getränken: Anders als bei Meetings vor Ort, müssen die Teilnehmer in Online-Konferenzen selbst dafür sorgen, dass ihnen ausreichend Getränke zur Verfügung stehen. Dies sollte man vor dem Meeting erledigen, um Unterbrechungen zu vermeiden.
  • Ankündigung von Verspätungen: Um das Meeting nicht unnötig zu verzögern und um die anderen Teilnehmer zu informieren, sollte man Verspätungen um mehr als 3 Minuten über den Chat des Meetings ankündigen.
  • Moderation der Online-Meetings: In den vergangenen Monaten wurde außerdem deutlich, dass nicht nur die persönliche Vorbereitung jedes Meeting-Teilnehmers wichtig ist: Die Rolle des Moderators bei Online-Meetings mit mehr als 5 Personen ist für die Meeting-Struktur und das Erzielen von Ergebnissen unerlässlich. Welche Aufgaben der Moderator während des Meetings konkret wahrnehmen sollte, lesen Sie hier: Der Moderator in Online-Meetings
  • Kollegen und das Miteinander: Neben einer erfolgreichen Moderation von Online-Meetings sollte man auch das kollegiale Miteinander der Kollegen nicht vergessen. Denn die Arbeit ausschließlich aus dem Homeoffice reduziert Möglichkeiten zum persönlichen und privaten Austausch.

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