parameta-Checkliste: Unsere Erfolgsfaktoren für effektive und effiziente Online-Meetings

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

parameta-Blogserie: Virtuelles Zusammenarbeiten

Die Corona-Krise mit ihren Auswirkungen stellte die Arbeitswelt vor gänzlich neue (digitale) Herausforderungen: Viele Mitarbeiter mussten nun im Home-Office arbeiten, Kommunikation untereinander fand in Online-Meetings statt. Die virtuelle Arbeitswelt ersetzte die gewohnte Arbeit im Büro vor Ort. Auch für die parameta Projektmanagement GmbH stellte dies eine neuartige Situation dar: Trotz der etablierten Nutzung von MS Teams war es auch für uns eine neue Erfahrung, nun gesamte Projekte remote durchzuführen.

Unsere Erkenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dieser ungewohnten Situation möchten wir nun im Rahmen einer Serie von Blogeinträgen zum Thema „Virtuelles Zusammenarbeiten“ teilen.

Zum Start dieser Reihe wollen wir uns mit einem wesentlichen Bestandteil der virtuellen Arbeitswelt befassen: Den Online-Meetings. Denn wir haben gesehen, dass neben der adäquaten Gestaltung des digitalen Arbeitsumfelds insbesondere die effiziente und effektive Gestaltung von remote Meetings für viele Teams eine Herausforderung darstellt. Diese Fragestellung kann jedoch mithilfe guter Vorbereitung und einiger Tipps und Tricks schnell gelöst werden. Damit Online-Meetings reibungslos verlaufen, empfehlen wir daher folgende Vorbereitung:

Kamera-Check
Funktioniert meine Kamera? Passen die Lichtverhältnisse? Ist mein Gesicht gut erkennbar? Welcher Hintergrund ist bei der Videoübertragung sichtbar?        

TIPP: In Microsoft Teams kann der übertragene Hintergrund über Klick auf die drei Pünktchen im Menüfeld weichgezeichnet oder ein vordefinierter Hintergrund ausgewählt werden.

Ton-Check
Funktioniert mein Headset? Gibt es Halleffekte? Kann ich die anderen Teilnehmer gut hören?


 TIPP: Die Nutzung von Kopfhörern hat viele Vorteile, u.a. werden Hintergrundgeräusche reduziert und eine bessere Tonqualität erreicht. Alternativ kann man sich bei vielen Konferenzen auch per Telefon einwählen.

Internet-Check
Ist die Bandbreite ausreichend und die Internetverbindung stabil? Wird parallel etwas heruntergeladen / gestreamt, was für die Dauer des Online-Meetings unterbrochen werden kann?

Funktionalitäten-Check

Sind die wichtigsten Funktionen des verwendeten Tools bekannt? Wie kann ich mein Video anschalten? Wie kann ich mich stummschalten? Wie kann ich meinen Bildschirm teilen?


 TIPP: Der Meeting-Chat kann verwendet werden, um Fragen oder Anmerkungen zu äußern bzw. anzuzeigen, dass man einen Wortbeitrag machen möchte.

Beseitigen von Störfaktoren   
Um bei wichtigen Meetings nicht gestört zu werden, empfiehlt sich, ein „Bitte nicht stören-Schild“ an die Zimmertür anzubringen sowie seinen Status im Chatprogramm entsprechend anzupassen, Outlook zu schließen und sein Smartphone auf lautlos zu stellen.

Bereitstellen von Getränken        
Da anders als bei vielen vor-Ort-Meetings bei Online-Konferenzen die Teilnehmer selbst dafür sorgen müssen, dass ausreichend Getränke zur Verfügung stehen, sollte dies vor dem Meeting erledigt werden, um unnötige Unterbrechungen des Meetings zu vermeiden.

Ankündigung von Verspätungen um mehr als 3 Minuten über den Meeting-Chat 
Um das Meeting nicht unnötig zu verzögern und die anderen Teilnehmer zu informieren, sollten Verspätungen über den Chat eines jeden Meetings angekündigt werden.

In den vergangenen Wochen konnten wir zudem die Erfahrung sammeln, dass neben der persönlichen Vorbereitung jedes Meeting-Teilnehmers die Rolle des Moderators bei Online-Meetings mit mehr als 5 Personen für die Meeting-Struktur und das Erzielen von Ergebnissen unerlässlich ist. Welche Aufgaben der Moderator während des Meetings konkret wahrnehmen sollte, möchten wir deshalb in einem separaten Blogeintrag erörtern: Der Moderator in Online-Meetings

Neben einer erfolgreichen Moderation von Online-Meetings sollte allerdings auch das kollegiale Miteinander der Kollegen nicht vergessen werden. Denn die Arbeit ausschließlich aus dem Home Office heraus reduziert Möglichkeiten zu einem persönlichen und privaten Austausch. Wie es gelingen kann, den Teamgedanken trotz remote Arbeit aufrecht zu erhalten, beschreiben wir im dritten Teil unserer Serie:

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