Microsoft Viva – die Employee Experience Plattform

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Digitale Arbeitsplätze, oft auch zu 100% remote oder zumindest als hybride Arbeitsplätze konzipiert, sind heute für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Norm. Für diese zunehmend von Ortsunabhängigkeit geprägten Arbeitswelt, hat Microsoft mit Viva eine so genannte ‚Employee Experience Plattform‘ (EXP) geschaffen. Mit dem Anspruch, diese digitalen Arbeitsplätze, um wichtige Aspekte zu ergänzen: und zwar in den Bereichen Produktivität, Zusammenarbeit, Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben, Lernen sowie dem fokussierten Erreichen von Unternehmenszielen. Explizit stellt Microsoft Viva dabei den einzelnen Mitarbeitenden und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt.

Die wichtigsten Module der Employee Experience Plattform von Microsoft

Microsoft Viva ist Teil der Microsoft 365-Lösung (M365) und fast vollständig in MS Teams integriert. Viva ist eine all-in-one EXP-Lösung, die im modernen digitalen Unternehmen die Mitarbeitenden bestmöglich verbindet und unterstützt.  

Viva Connections: Alle relevanten Infos und Funktionen an einer Stelle

Viva Connections ist die Lösung von Microsoft, um Kultur und Kommunikation im digitalen Arbeitsumfeld des Unternehmens zu fördern. Zentrales Element ist der Zugang zu einem personalisierten Gateway, einem persönlichen Tor zum digitalen Arbeitsplatz. Hier greifen die Mitarbeitenden auf interne Dokumente und nützliche Unternehmensressourcen zu. Die moderne Version eines Intranets.
Viva Connections eröffnet die Möglichkeit über eine anpassbare App innerhalb von Microsoft Teams, jeden im Team mit den neuesten (personalisierten) Nachrichten und Inhalten aus dem Unternehmen zu versorgen. Als moderne digitale Version der Informations- und Kommunikationsdrehscheibe für den Arbeitsplatz, haben die Teammitglieder mit ihrem gebrandeten Dashboard, Zugang zu allen Werkzeugen, Yammer-Postings und Stream-Feeds, die sie für ihre Arbeit brauchen. Darüber hinaus ist ein Viva Connections hilfreich, um Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen.

Zentraler Zugangspunkt in die digitale Welt und Kommunikationsdrehscheibe

Viva Connections basiert technologisch auf Microsoft Sharepoint und stellt ein umfangreiches Funktions-Set bereit: beginnend bei Mitarbeitenden-Ressourcengruppen und Communities über Town Hall Meetings und Unternehmensnachrichten bis zum schnellen Zugriff auf kürzlich geöffnete Anwendungen und Dokumente. Die zentrale Aufgabe von Viva Connections ist, jede und jeden Einzelnen bei seinem Einsatz im Unternehmen bestmöglich zu unterstützen, unabhängig davon, an welchem Ort er oder sie gerade arbeitet.

Folgende Funktionen enthält Viva Connections unter anderem:

  • Eine in CI, UI und Funktionalität anpassbare Dashboard-Umgebung
  • Teamleiter erhalten einen einfachen Zugriff auf Team-Broadcasts
  • Ein für Ressourcen vorgesehenes Register, auf der nützliche Informationen von den Mitarbeitenden abgerufen werden können
  • Beliebig organisierbare Unternehmensrichtlinien und Dokumente
  • Ein News-Feed, der sich ähnlich wie in sozialen Medien ständig aktualisiert
  • Umgebungen für Communities und Town Hall Meetings

Viva Insights: Wertvolle Einblicke als Führungskraft und Mitarbeitende gewinnen

Für Führungskräfte und für Mitarbeitende ist Viva Insights eine wichtige Komponente, die das Monitoring von Produktivität ermöglicht: Mithilfe von Viva Insights sind Manager und Führungskräfte in der Lage, auf Informationen über den Arbeitsplatz zuzugreifen und Vorschläge zur Verbesserung sofort umzusetzen.

Dabei setzt Viva Insights im Vergleich zu dem durchaus kontrovers diskutierten Productivity Score von Microsoft Teams auf deutlich mehr Privatsphäre und die Wahrung der Interessen der Mitarbeitenden. So soll ein zu tiefes Eindringen von Managern in die Daten Einzelner vermieden werden.

Die Mitarbeitenden entscheiden selbst über ihre Daten

In Konsequenz ist der Zugriff auf persönliche Erfahrungen und Einblicke den Mitarbeitenden selbst vorbehalten. Microsoft betont, dass die Zielsetzung von Viva Insights ist, für den Arbeitstag der Mitarbeitenden eine ausgewogene Mischung aus Produktivität und Wohlbefinden vorzuschlagen; beispielsweise durch Hinweise, wann es Zeit für eine der regelmäßigen Pausen ist. Zudem stellt Viva Insights Informationen für Teammitglieder zur Verfügung, wie im Team die Beziehungen untereinander gestärkt werden können.

Führungskräfte und Manager können mit Insights Trends in diesen Bereichen auf Organisations- und Teamebene sehen. Sie verfügen mit diesen Daten über eine bessere Entscheidungsgrundlage, um Maßnahmen zu ergreifen, die sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden in Form einer ausgewogenen Balance verbessern helfen. Die auf Ebene der Gesamtorganisation verfügbaren Einblicke sind anonymisiert, um die Privatsphäre der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu schützen.

Die wichtigsten Funktionen von Viva Insights auf einen Blick:

  • Umfassende persönliche Einblicke für Mitarbeitende
  • Unterstützung bei der Trend-Verfolgung in der Gesamtorganisation
  • Ein Dashboard, das Mitarbeiter-Feedback und Viva Insights kombiniert
  • Direkt umsetzbare Tipps zur Verbesserung von Produktivität und Wohlbefinden
  • Leitfäden zum Themenbereich Burnout und Wohlbefinden
  • Integration mit Diensten anderer Anbieter
  • Virtueller Nachhauseweg für einen gelungenen Übergang vom Arbeitstag in den Feierabend. Mit dem Ziel, geistige und körperliche Gesundheit zu fördern

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    Viva Learning: Lernen und sich persönlich weiterentwickeln

    Lernen ist ein strategisch überaus wichtiger Bereich, in den viele Unternehmen immer noch zu wenig Zeit und Ressourcen investieren. Umfragen zeigen, dass sehr viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bereit sind, länger bei Unternehmen zu bleiben, die konsequent in die Entwicklung und das Lernen ihrer Mitarbeitenden investieren. Mit Viva Learning stellt Microsoft nun einen dezidierten Schulungs- und Weiterbildungsbereich zur Verfügung, der in die Microsoft 365-Nutzererfahrung integriert ist.

    Mithilfe von Viva Learning können Unternehmen eine Lernumgebung für ihre Mitarbeitenden bereitstellen, die alle Lernressourcen in einem einzigen Bereich vereint. Einschließlich Tools von Microsoft wie Microsoft Learn und vielen Drittanbieter Anbindungen, wie z.B. LinkedIn Learning, edX, Coursera sowie der vom Unternehmen selbst verwalteten Lerninhalte.

    Ständig dazuzulernen ist für alle wichtig, unabhängig vom Ort des Arbeitsplatzes

    Unternehmen stellen mit Viva Learning sicher, dass auch in Teams, die überwiegend remote arbeiten, die stetige Entwicklung und Weiterbildung der Mitarbeitenden gewährleistet werden kann. Führungskräfte können mit Viva Learning ausgewählten Teammitgliedern Weiterbildungsangebote wie beispielsweise Kurse oder Webinare zuweisen, um definierte Ausbildungsziele zu erreichen bzw. um Mitarbeitende individuell zu unterstützen.

    Viva Topics: Relevante Inhalte und Fachwissen zielgerichtet auffinden

    Die passende Ergänzung von Viva Learning ist Viva Topics. Ziel dieses Viva-Moduls ist, den Mitarbeitenden jenes Fachwissen an die Hand zu geben, dass sie für ihren persönlichen Erfolg in einem rasant verändernden Arbeitsumfeld benötigen. Dazu unterstützt Viva Topics die Mitarbeitenden bei der Vernetzung mit Informationen und Führungskräften. KI-Insights und Empfehlungen helfen, bessere Verbindungen zwischen Menschen und Themen bzw. Wissen herzustellen. Microsoft versteht Viva Topics als eine spezielle Form von Wikipedia für das digitalisierte Unternehmen.

    Topics – mehr als noch ein Wiki

    Viva Topics geht im Vergleich zu der in Microsoft Teams enthaltenen Wiki-Funktion deutlich weiter: Auf Basis von KI werden Inhalte thematisch organisiert und Mitarbeitende automatisch als Themenexpertinnen und -experten identifiziert. Inhalte können dabei Videos, Dokumente oder auch Kontaktdaten hilfreicher Experten sein. Mit Viva Topics lassen sich „Themenkarten“ aus der gesamten Microsoft-Infrastruktur generieren. So lassen sich Informationen aus SharePoint, Office-Anwendungen und Teams abrufen.

    Viva Topics verfolgt zudem die Idee, mit KI relevante Informationen nicht nur aus dem Microsoft-System, sondern auch von Drittanbieterdiensten zugänglich zu machen. Damit User weniger zwischen einzelnen Anwendungen hin und her springen zu müssen. Klicken die Nutzer auf eine Themenkarte, wird eine zugeordnete Seite geöffnet, die wiederum Zugriff auf verschiedene nützliche Informationen bietet.

    Wie bei einem Wikipedia-Eintrag lassen sich Informationen auf den Themenkarten jederzeit aktualisieren und erweitern. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, wirksam und gezielt relevante Informationen für die einzelnen Mitarbeitenden bereitzustellen – was diesen wiederum ermöglicht, ihre Arbeit noch besser zu leisten.

    Viva Goals: Einfach klare Unternehmensziele definieren und gemeinsam zielgerichtet darauf hinarbeiten

    Objectives and Key Results (OKR) sind die zentralen Elemente von Viva Goals, mit denen Unternehmen Ziele definieren, verwalten und deren Erreichung messen können. Das Besondere an Viva Goals ist, dass die als OKR definierten Unternehmensziele unmittelbar in den täglichen Arbeitsablauf eingebunden werden können: in Aufgaben, Projekte und eingebettete OKR-Ansichten. Auf diese Weise sind die Ziele stets im Blick und können Mitarbeitende zu noch zielgerichteterem Handeln befähigen.

    Mit dem von Viva Goals unterstützten einfachen und transparenten Verwalten der OKRs werden Ziele, Maßnahmen und Fortschritte für alle Mitarbeitende nachvollziehbar. Über gemeinsame Dashboards und erweiterte Einblicke lässt sich häufig das Tempo bei der Zielerreichung beschleunigen. Als Ergebnis können Unternehmen eine deutlich bessere Zielorientierung in der gesamten Organisation erwarten.

    Für viele Unternehmen ist auch die weitreichende Integration erfolgskritischer Tools wie Teams, Glip oder Slack ein Thema. Viva Goals realisiert genau das: Mit dem klaren Fokus auf Ergebnisse sind zahlreiche Tools eingebunden, um automatisierte OKR-Check-Ins zu ermöglichen.

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    Viva Engage: Soziale Verbundenheit und Nähe im Unternehmen fördern

    Viva Engage unterstützt den sozialen Austausch im Unternehmen und setzt auf der bekannten App Yammer auf. Die auch aus Social Media bekannten Funktionalitäten sind hier unter einem Dach vereint. Sie eignen sich in den Unternehmens-Communities sehr gut dazu, ein Gefühl von sozialer Nähe zu Führungskräften, zu Gleichgesinnten im Unternehmen und zu spezifischen Themenstellungen zu vermitteln.

    Zu den Funktionen von Viva Engage zählen unter anderem:

    • Stories und Storylines mit den vertrauten Social-Media-Werkzeugen
    • Mitarbeitende können selbstständig #Themen erstellen oder ihnen folgen, Fachleute mit @Erwähnungen ansprechen
    • FAQs – Fragen helfen allen, die besten Antworten können markiert werden
    • Virtuelle Meetings, Treffen und Diskussionen

    Fazit

    Mit Microsoft Viva bekommen Unternehmen eine Employee Experience Plattform mit allen erforderlichen Konzepten und Funktionen an die Hand, um digitales Arbeiten und Zusammenarbeit im Unternehmen auf die nächste Qualitätsstufe zu heben.

    Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung der Employee Experience Plattform sind – wie immer – eine klare Strategie, eine durchdachte Modulauswahl, die reflektierte und begleitete Einführung und ein dafür angepasster Organisationsrahmen im Unternehmen.

    Wir von parameta kennen die Herausforderungen, die Plattformen wie MS Viva mit sich bringen. Unser Beratungsangebot VIVA TALK stellt daher auch die Schnittstellen zwischen Menschen, Methoden und Tools in den Mittelpunkt. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und dem Fachwissen unserer Expertinnen und Experten und buchen Sie noch heute einen Termin zu einem unverbindlichen Erstberatungsgespräch.

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