4 gute Gründe für Microsoft Viva im Unternehmen

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Studien weltweit zeigen es immer wieder: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bleiben Unternehmen vor allem treu, wenn

  • leistungsfähig und schnell kommuniziert wird (Jive Communications)
  • Vorgesetzte mehr Einfühlungsvermögen zeigen (Businesssolver)
  • die Unternehmenskultur den eigenen Werten und Vorstellungen entspricht (Hays)
  • sie an ihrem Arbeitsplatz Wertschätzung erfahren (Lifeworks)

Genau an diesen Punkten setzt Microsoft mit seiner neuen Employee Experience Plattform (EXP) Microsoft Viva an. Mit den dort verfügbaren Modulen sollen Kommunikation, Produktivität, Wohlbefinden sowie die Erreichung der Unternehmensziele gefördert werden. Unternehmenswissen und der Zugang zu Lerninhalten werden direkt in die täglichen Arbeitsabläufe des Unternehmens eingebunden.

Die vier wichtigsten Viva-Anwendungen Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning und Viva Topics werden als Teil von Microsoft 356 primär in Microsoft Teams genutzt. Viva ermöglicht es digitalen Unternehmen, in einer von Veränderung und Ortsunabhängigkeit geprägten Arbeitswelt ihre Mitarbeitenden in der täglichen Arbeit bestmöglich zu unterstützen und miteinander zu verbinden.

Die von uns hier ausgewählten Anwendungsfälle von Microsoft Viva zeigen, wie Sie die Module zum Vorteil Ihrer Organisation nutzen können, um die Transformation hin zu einem Employee Experience-Unternehmen zu initiieren.

Mit Viva Connections alle wichtigen Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes an einer Stelle vereinen

Viva Connections ermöglicht, im Unternehmen Microsoft Teams als zentralen Zugangspunkt in die digitale Welt und Kommunikationsdrehscheibe zu nutzen. Die Anwendung verbindet die zwei vorhandenen und bereits bekannten Elemente Teams sowie SharePoint und führt zu diesen noch die Aspekte Kommunikation und Intranet hinzu. Heraus kommt eine smarte Lösung, die in Ihrem Unternehmen zuverlässig dafür sorgt, dass alle relevanten Neuigkeiten und Informationen bei Ihren Mitarbeitenden ankommen.

Kommunikation und Information für alle leicht gemacht

Microsoft Teams dient in der Regel zur Kommunikation im kleineren Kreis, beispielsweise im Projektteam, in der Sales- oder der Marketing-Abteilung. SharePoint ist als das Unternehmens-Intranet konzipiert und stellt Informationen teamübergreifend für die gesamte Belegschaft des Unternehmens zur Verfügung.

Viva Connections eröffnet aus Microsoft Teams heraus den Zugang in beide Welten – Teams und Sharepoint. Die gesamte relevante Kommunikation und alle Informationen erreichen mit Viva Connections die richtigen Adressaten. Und zwar auf Teamebene als auch auf Ebene des gesamten Unternehmens.

Mit Viva Learning Weiterbildung und Weiterentwicklung ermöglichen

Stetiges Lernen und Weiterentwicklung ist heute für Mitarbeiter wichtiger denn je. Die Investition von Unternehmen in diesen Bereich ein gewichtiges Argument im Rennen um die besten Köpfe! Fachkräfte legen hohen Wert auf ihre persönliche Weiterbildung. Professionelle, umfassende und zielführende Lernangebote und -inhalte sind daher für jedes digitale Unternehmen von großer Relevanz. Das macht Viva Learning so spannend, insbesondere wenn Sie im Unternehmen bereits über eigene, interne Lerninhalte verfügen.

In der Basislizenz sind drei kostenlose Optionen externer Lerninhalte verfügbar: Microsoft Learning, Microsoft 365 Training und LinkedIn Learning.

Viva Learning zentralisiert eigene und externe Lerninhalte

Mit Viva Learning können Sie für Ihre Mitarbeitenden ein internes Weiterbildungsangebot etablieren, mit dem es möglich ist, schnell und einfach unterschiedliche Lerninhalte, interne wie externe, zu entdecken, zu teilen und mitzuverfolgen. Dadurch haben Mitarbeitende eine einzigartige Lernerfahrung, die direkt in das vertraute Microsoft Teams eingebunden ist.

Teamleiter erhalten in Viva Learning die Möglichkeit, Lerninhalte ausgewählten Mitarbeitenden zuzuweisen. Immer vollständig integriert in deren Arbeitstag und das Arbeitsumfeld.

Zu den wichtigsten Funktionen von Viva Learning gehören:

  • Bereitstellen einer spezifischen Registerkarte für kuratierte Lerninhalte des Unternehmens in Teams
  • Zentralisierte Umgebung für Mitarbeitende, um Lerninhalte zu verfolgen
  • Integration mit verschiedenen führenden Lernlösungen von Drittanbietern
  • Für Teamleiterinnen und Führungskräfte: Freigabe und Zuweisung von Lernressourcen für bestimmte Teammitglieder
  • Lernerfahrungen im Team austauschen
  • Lektionen werden in der gleichen Form organisiert wie jegliche anderen Inhalte

Mit Viva Insights Mitarbeitende im Arbeitsalltag wertschätzend unterstützen

Insights verfolgt das Ziel, die Arbeitsweise von Mitarbeitenden stetig zu verbessern und für ein bestmögliches Wohlbefinden zu sorgen. Basis dafür sind Analyse und intelligente Auswertung datenbasierter Fakten. Beispiele für nützliche Hilfestellungen von Viva Insights sind:

  • Virtueller Checkout (Virtual Commute) – das Feierabendritual: Für Mitarbeiter, die von zu Hause oder von unterwegs arbeiten, ist eine Abgrenzung zwischen Arbeit und Feierabend oft sehr schwierig. Der virtuelle Checkout ist vergleichbar mit einem Ritual am Übergang vom Arbeitstag in den Feierabend. So kann der Arbeitstag vom Mitarbeiter sauber abgeschlossen werden. Für viele Menschen ist das eine Voraussetzung dafür, den Feierabend genießen zu können und Erholung zu finden. Der Checkout wird für eine bestimmte Uhrzeit eingerichtet und beinhaltet definierte Aktivitäten der Nachbereitung des vergangenen Arbeitstages sowie der Vorbereitung des nächsten Arbeitstages. Beispielsweise die offenen Aufgaben von To Do zur Nachbereitung und die Meetings für den kommenden Tag zur Vorbereitung. Zusätzlich regt Insights zu einer Atemübung bzw. Meditation an, um aus dem Arbeitsmodus herauszukommen. Angemerkt sei, dass die tägliche Durchführung des virtuellen Checkouts ein gewisses Maß an Disziplin erfordert. Jeder Mitarbeiter, der die wenigen Minuten investiert, die dafür erforderlich sind, wird den virtuellen Checkout nach kurzer Zeit zu schätzen wissen.
  • Verbindungen pflegen: Insights schlägt individuell Kolleginnen und Kollegen vor, mit denen man selbst in Kontakt treten könnte, weil es in der Vergangenheit in irgendeiner Form bereits eine arbeitsbezogene Verbindung mit den anderen Kollegen gab. Dahinter steht ein KI-Dienst, der Verknüpfungen zwischen Personen in Form gemeinsam bearbeiteter Dokumente oder Teams-Beiträge analysiert. Insights motiviert dazu, mit bestimmten Menschen in Kontakt zu bleiben, was insbesondere im stressigen Arbeitsalltag eine willkommene Gelegenheit sein kann, um sich wieder einmal persönlich auszutauschen.
  • Digitales Lob verteilen: Auch wenn ein digitales Lob auf persönlicher Ebene niemals an ein Lob im Team-Meeting, im direkten persönlichen Gespräch oder am Telefon herankommt, ist die Idee sehr spannend. Denn ein digitales Lob ist allemal besser als gar kein Lob. Die Schwelle im Vergleich zu einem persönlich ausgesprochenen Lob ist zudem geringer, es spricht also viel für eine digitale Lob-Kultur. Mit Erkenntnissen und Empfehlungen aus Viva Insights sind Mitarbeitende und insbesondere Führungskräfte in der Lage, ein Lob unmittelbar zu einer beliebigen Zeit und an einem beliebigen Ort auszusprechen, denn die gelobte Person muss für den Erhalt nicht verfügbar sein. Sie freut sich einfach zu einem späteren Zeitpunkt.

Praxistipp:

Wir von parameta empfehlen, die neuen Ansätze und Vorgehensweisen der Employee Experience Plattform, speziell jene von Insights, aktiv an die Mitarbeitenden heranzutragen.

Nur durch eine solch aktive Kommunikation können gesichert Sinn, Zweck und Intention dahinter vermittelt werden. Kolleginnen und Kollegen sind so motivierter, die neuen Möglichkeiten auszuprobieren und schließlich regelmäßig zu nutzen.

Mit Viva Topics relevantes Fachwissen im Unternehmen auf breiter Basis nutzbar machen

Microsoft hat mit Viva Topics den Anspruch, alle in Form von Dokumenten, Teams-Beiträgen etc. verfügbaren Informationen im Unternehmen zu scannen und daraus KI-basiert Topics, also wichtige Themenbereiche, automatisiert zusammenzustellen. Eine riesige Erleichterung für alle! Zusätzlich ist die KI in der Lage, interne Experten zu Topics zu identifizieren und beim jeweiligen Topic Daten für eine Kontaktaufnahme anzuzeigen. Das gesammelte und in Themenbereiche strukturierte Wissen wird allen Mitarbeitenden auf einer Seite präsentiert.

Ein großer Vorteil für alle im Team: Ohne dass eine separate Anwendung oder Suchfunktion erforderlich ist, wird das gefundene und von der KI kuratierte Wissen in den täglich genutzten Apps der User präsentiert. So können erfahrene User einfache, individuell anpassbare Webseiten erstellen, um Wissen schnell zusammenzustellen und zu teilen.

Zu den Voraussetzungen dafür, dass Viva Topics einen Mehrwert im Unternehmen schafft, muss eine große Datenbasis sowie die Bereitschaft aller, diesen neuen Zugang zum Unternehmenswissen zu akzeptieren und künftig zu nutzen, gegeben sein.

Fazit

Die Employee Experience Plattform Microsoft Viva liefert mit den bereits veröffentlichten Modulen alle erforderlichen Konzepte und Funktionen, um ortsunabhängiges digitales Arbeiten und standortübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen maßgeblich vorwärtszubringen.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung der Employee Experience Plattform sind neben einer klaren Strategie, eine durchdachte Modulauswahl, ein sinnvolles Phasenkonzept sowie die reflektierte und begleitete Einführung und ein entsprechend angepasster Organisationsrahmen in den Unternehmensbereichen Human Resources, Unternehmens- und/oder interne Kommunikation und IT.

Wir von parameta kennen die Herausforderungen, die Plattformen wie MS Viva mit sich bringen. Unser Beratungsangebot VIVA TALK stellt daher auch die Schnittstellen zwischen Menschen, Methoden und Tools in den Mittelpunkt. Profitieren Sie von unserer Erfahrung und dem Fachwissen unserer Expertinnen und Experten und buchen Sie noch heute einen Termin zu einem unverbindlichen Erstberatungsgespräch. Let’s VIVA TALK!

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