Moderation von Online-Meetings? Viele gute Gründe sprechen dafür!

Moderation von Online-Meetings ja oder nein? Die unabdingbare Rolle eines Moderators

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

parameta-Blogserie: Virtuelle Zusammenarbeit – Teil 2

In unserer Blogserie „Virtuelle Zusammenarbeite“ möchten wir die Erkenntnisse und Erfahrungen teilen, die wir während der letzten Pandemie-Monaten in Projekten sammeln konnten, die von zu Hause durchgeführt werden mussten. Mitarbeiter arbeiten derzeit ausschließlich im Homeoffice. Meetings finden nur noch per Microsoft Teams, Zoom oder mit Hilfe anderer Programme virtuell statt.
Im ersten Teil unserer Serie thematisierten wir bereits, wie gute Vorbereitung dabei helfen kann, Online-Meetings effizient und effektiv durchzuführen. Unsere Checkliste dazu finden Sie hier: parameta-Checkliste.

Im zweiten Teil der Blogserie möchten wir uns nun mit der Bedeutung der Moderation von Online-Meetings in der virtuellen Arbeitswelt befassen. Für eine effiziente und effektive Gestaltung von remote-Meetings mit mehr als 5 Teilnehmern ist die Arbeit eines Moderators unerlässlich, um das Meeting sinnvoll zu strukturieren und konkrete Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Moderation von Online-Meetings schon vor Beginn

Vor Beginn des Meetings sollte der Besprechungsorganisator eine Agenda erstellen und diese an alle Teilnehmer verteilen, um eine angemessene Vorbereitung auf das Meeting zu ermöglichen. Die Agenda ist einfach eine Voraussetzung für die notwendige Gesprächsstruktur während des Meetings. Gibt es keine anderen Absprachen, übernimmt in der Regel der Besprechungsorganisator ebenfalls die Rolle des Moderators und hat dabei folgende Aufgaben:

  • Strukturieren des Meetings durch Begrüßung, Einleitung und Abschluss
     TIPP: Sollte nicht sichergestellt sein, dass sich alle Meeting-Teilnehmer persönlich kennen und die Rollen der einzelnen Teilnehmer bekannt sind, sollte der Moderator zu Beginn eines Meetings eine kurze Vorstellungsrunde initiieren, um den Einstieg in das Meeting zu erleichtern.
  • Zeitmanagement, um während des Meetings sicherzustellen, dass alle Agenda-Punkte ausreichend diskutiert, bearbeitet und konkrete Ergebnisse erzielt werden können
  • Festhalten von Gesprächsnotizen und/oder Meeting-Ergebnissen, z.B. auf einem digitalen Whiteboard oder in OneNote – am besten über einen geteilten Bildschirm
     TIPP: Diese Visualisierung strukturiert nicht nur das Meeting, sondern stellt auch die Arbeitsfähigkeit der Gruppe sicher, da alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.
  • Protokollieren der Meeting-Ergebnisse und offenen Punkte inkl. der für die jeweiligen Aktionspunkte verantwortlichen Personen
     TIPP: Um den Konsens über die Meeting-Ergebnisse bei allen Beteiligten sicherzustellen, sollten die Ergebnisse nach dem Meeting noch einmal verteilt werden. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit zu prüfen, ob sie mit den Ergebnissen und Aktionspunkten einverstanden sind und können bei Bedarf Änderungen vorschlagen.
  • Einfordern der Meeting-Disziplin der Teilnehmer, z.B. dass alle Teilnehmer, die nicht sprechen, ihr Mikrofon auf stumm stellen und alle ihr Video anschalten
     TIPP: Viele potenzielle Störfaktoren können bereits vor dem Meeting beseitigt werden. Unsere Tipps und Tricks für effektive und effiziente Online-Meetings finden Sie ebenfalls in Teil 1 unserer Blogserie.
  • Leiten des Gesprächs, z.B. durch Aufrufen der Teilnehmer und Beachtung, dass jeder zu Wort kommt
     TIPP: Der Meeting-Chat kann verwendet werden, um Fragen oder Anmerkungen zu äußern. Auch können Teilnehmer anzeigen, dass sie einen Wortbeitrag machen möchten. Bei Microsoft Teams gibt es zudem mittlerweile die Funktion „Raise your Hand“, um ein Handzeichen zu geben.

Wenn neben der Vorbereitung jedes Einzelnen auch die besondere Bedeutung einer Moderation von Online-Meetings berücksichtigt wird, steht einer effektiven und effizienten digitalen Zusammenarbeit aus dem Home Office nichts mehr im Weg.

Das kollegiale Miteinander

Eine weitere große Herausforderung stellen in diesem Zusammenhang auch die fehlenden täglichen Begegnungen von Kollegen im Büro dar. In der Konsequenz gerät das kollegiale Miteinander schnell in den Hintergrund. Die Abstimmungen von Kollegen untereinander und die Bedeutung von privaten Gesprächen im Arbeitsalltag sind nicht zu unterschätzen, da sie maßgeblich zur Mitarbeitermotivation und zum Projektfortschritt beitragen.

Wie sich das kollegiale Miteinander auch online aufrecht erhalten lässt, erläutern wir im dritten Teil unserer Serie.

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