Die wichtigsten Trends bei Projektmanagement-Software für Organisationen in 2022

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Projektmanagement-Tool Microsoft

Wenn die letzten Jahre eines deutlich gemacht haben, dann das: Die IT hält den Laden am Laufen. Kein Wunder also, dass auch 2022 die Anforderungen an die IT noch einmal spürbar gestiegen sind. Vor allem Geschwindigkeit – neudeutsch so schön als Velocity in aller Munde – steht hier an erster Stelle. Aber auch Innovationsfähigkeit, Digitalisierung und Transformation sind in der Prioritätenliste der CIOs und IT-Verantwortlichen ganz nach oben gerückt und definieren neue Trends bei Projektmanagement-Software.

Um der Vielfalt der Anforderungen Herr zu werden, ist erfolgreiches Projektmanagement der Schlüsselfaktor. Neben der durchgängig eingesetzten Methode und den erforderlichen Soft und Hard Skills in den Teams, ist die Wahl des Projektmanagement-Tools entscheidend. Die parameta Tool-Experten geben Auskunft, welche Trends bei Projektmanagement-Software 2022 wichtig werden.

Projektmanagement-Software für agile und hybride Anwendung

Die Zeiten für langfristige Wasserfall-Planungen mit höchstem Detailgrad scheinen vorbei zu sein. Veränderungen kommen zu schnell und zu durchgreifend, agile Methoden haben längst ihren Siegeszug angetreten.

Aber es gibt weiterhin Teilbereiche, in denen Projekte gut nach klassischen Methoden geplant werden können. Das ist bei allen einfach zu strukturierenden Themen, die kein Neuland betreten der Fall, z.B. beim Roll-out von Standardsoftware oder Erweiterung von Rechenzentren. In neuartigen Projekten für die es (noch) keinen Standardplan gibt, kombinieren viele Organisationen agiles und klassisches Vorgehen und managen solche Projekte hybrid.

Die Anbieter von PM-Tools reagieren auf diese Trends bei Projektmanagement-Software:

  • Agile Aktivitäten und Artefakte finden sich immer öfter in klassischen PM-Tools, wie z.B. User Stories, Kanban Boards, Burn-Down Charts oder Sprint Backlogs.
  • Viele Anbieter haben inzwischen reine Cloud-Angebote oder zusätzliche SaaS-Services im Programm.
  • In agiler Projektmanagement-Software sind immer häufiger Funktionen integriert, mit denen auch Portfolio- oder Ressourcenmanagement ermöglich werden sollen. Allerdings ist hier der Weg zur einfachen und damit flächendeckenden Verwendung noch weit.

Für die IT wichtig: Vor dem Tool kommt die Methode

Durch die weltweite Pandemie haben wir schmerzhaft lernen müssen, dass es auf Schnelligkeit, Flexibilität und Handeln unter instabilen Rahmenbedingungen ankommt. Dafür müssen sich Organisationen ernsthaft mit ihren Projektmanagement-Methoden auseinandersetzen, ganz gleich ob agil oder klassisch.

Die Bewältigung der zahlreichen Aufgaben ist nur möglich, wenn alle Vorhaben und Projekte nach klaren Guidelines bewertet, priorisiert und bearbeitet werden. Nur dann bleibt die Schlagzahl hoch.

Und nur dann werden Auswahl und Einsatz eines PM-Tools zum vollen Erfolg!

PM-Tools als Baukasten mit echter Modularität

Welcher PMO wünscht sich nicht ein PM-Tool, das genau den Anforderungen des Teams entspricht und sich flexibel mit der Organisation und den Projekten entwickelt? Genau das funktioniert heute schon für viele Unternehmen mit dem TechStack von Microsoft Teams. Und setzt sich als ein großer Trends bei Projektmanagement-Software in der Welt der Projektmanagement-Lösungen fort: Statt einer mächtigen Software mit allen denkbaren Funktionen gibt es künftig Tool-Baukasten. Damit steht eine Art Katalog mit definierten Applikationen zur Verfügung. Jeder Projektleiter sucht sich aus diesem Katalog jene Module oder Apps heraus und integriert sie in sein Projekt, die genau dafür wichtig und sinnvoll sind.

Ganz gleich, ob es sich um Module für Risikomanagement, Ressourcenmanagement, Finanz-Controlling, verschiedene Ansichten oder Planungsmöglichkeiten handelt: Die Daten, auf denen das gesamte Projektmanagement in diesem Fall beruht, bleiben im Hintergrund und immer die gleichen. Ein- und Übergabe der Daten läuft in einem, einheitlichen System, die Datenqualität ist gleichbleibend hoch und gesichert.

Keine Angst vor Kontrollverlust

Bevor ein modulares PM-Tool eingesetzt werden soll, muss sich das Unternehmen die zentrale Frage beantworten: Welche Antworten sollen die Daten aus den Projekten liefern? Was genau wollen wir mit diesen Daten kontrollieren?

Im Unternehmen muss dafür die Architektur der Projektmanagement-Datenstruktur und der Controlling-Bedarf geklärt sein. Dann kann der Katalog oder Baukasten der Tool-Module zusammengestellt und den Projektleitern übergeben werden. Die Angst vieler (IT-) Verantwortlichen, den Überblick über die Daten oder die eingesetzten Tools und Lösungen zu verlieren, sollte in Zeiten mächtiger Suchalgorithmen und Big Data der Vergangenheit angehören.

Unbedingte Voraussetzung dafür ist logischerweise ein hervorragend ausgebildetes Team und ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen. Der Erfolg der Zukunft gehört aber auf jeden Fall genau jenen Projektteams, die in offenen Systemen bestens zusammenarbeiten können!

Projektmanagement-Lösungen mit MS365 kombiniert oder sogar integriert

Die digitalen Ökosysteme der Unternehmen sind im letzten Jahr in den Fokus gerückt. Welche Tools und Lösungen verwenden Teams, um ihre tägliche Arbeit zu erledigen? In einer Zeit, die von Kostensenkung geprägt ist, kann die Neubewertung und das ‚Aufräumen‘ der eigenen Applikations-Landschaft dabei helfen, Budgets optimal einzusetzen.

Gleichzeitig erwarten Unternehmen in diesen Zeiten viel von ihren digitalen Werkzeugen: Erhöhung der Agilität und Reaktionsfähigkeit, Projekt- und Arbeitsmanagementlösungen, Chat-Anwendungen, Videokonferenzen, Dokumentenmanagement, Kollaboration und vieles mehr.

Kurz gesagt, sie wollen möglichst alles und sie erwarten, dass dies auf einer einzigen Plattform funktioniert. In den allermeisten Fällen heißt diese Plattform heute MS365. Gefragt sind also Lösungen, die das Unternehmen in die Welt von MS365 eingliedern und im Idealfall mit den Datenstrukturen der Microsoft-Welt verbinden kann.

So gelangt das Unternehmen zum Tool-Katalog: ein Audit zeigt, was noch fehlt

Am Anfang steht: Ein Audit der eingesetzten Tools, Anwendungen und Prozesse, die von den Teams genutzt werden. Bei der dann folgenden Suche und Auswahl von PM-Tools sollte ein Augenmerk auf Projektmanagement- und Work-Management-Integrationen liegen. So lassen sich Technologie- oder Kollaborationslücken schließen, die das Audit ggf. aufgezeigt hat.

PM-Tools mit Best-of-Breed-Ansätzen

Der Wechsel kam quasi über Nacht und war in den letzten Jahren umfassend: Aus ‚vor Ort‘ wurde ‚remote, verteilt‘. Die Infrastruktur war vielerorts in Ansätzen vorhanden, aber die Prozesse und die Zusammenarbeit musste sich in der neuen Arbeitsumgebung erst finden.

Von daher ist es nicht verwunderlich, dass Anbieter von Projektmanagement-Lösungen mit Hochdruck daran arbeiten, ihre Software in Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams und SharePoint zu integrieren oder Schnittstellen zu schaffen. Aus Sicht der Nutzer sollte eine solche Integration in die Teams-Architektur und Power-Plattform so nahtlos wie möglich sein. Nur was zur täglichen Arbeit passt, schafft für die Endanwender einen echten Mehrwert. Und nur der zählt!

Unabhängig vom Ergebnis muss Projektmanagement-Software künftig sowohl die volle Bandbreite an Remote-Arbeitsmöglichkeiten als auch vollständige Kollaborationsfunktionen bieten.

Überblick für Unternehmen in dynamischen Zeiten

Wir erwarten den Beginn einer stürmischen Entwicklung im Bereich Projektmanagement-Software. Wichtige Trends bei Projektmanagement Software auch für 2022 sind vor allem agile Integrationen und flexible, sofort einsatzbereite Funktionen. Auch im Jahr 2022 wird es für Anbieter entscheidend sein, als „Best-of-Breed“ wahrgenommen zu werden.

Die Akteure reagieren auf den Druck des Marktes und die damit verbundenen Chancen: strategische Übernahmen, Partnerschaften, als Single-Plattform-Ansatz oder als vernetztes Portfolio, Punkt- oder Plattformlösungen. Für Unternehmen kann es hilfreich sein, hier Partner zu haben, die ihnen den Überblick über derart dynamische Entwicklungen verschaffen. Und damit fundierte Entscheidungsgrundlagen liefern.

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