Project Health Check: Diese wichtigen Kennzahlen sollten Sie kennen

Der Projektplan ist geschrieben, alle Beteiligten sind an Bord und auf dem gleichen Kenntnisstand und die Aufgaben sind verteilt. Es geht los mit dem Projekt! Ab jetzt möchte auch das Führungsteam in regelmäßigen Abständen wissen: Welche Fortschritte macht das Projekt? Um dies zu beantworten benötigen Sie Project Health Check Kennzahlen.

Diese drei Bereiche interessieren das Management in der Regel: 

• Wird das Projekt rechtzeitig und unter Einhaltung des Budgets fertig?
• Gelingt es, die geplante Kapitalrendite (ROI) zu erreichen?
• Überschreitet das Projekt das Budget und wenn ja, wie weit?

Als Projektleitung haben Sie für die Antworten auf diese Fragen viele Möglichkeiten. Die häufigste dürfte die Antwort mithilfe von Kennzahlen und Metriken im Projektmanagement sein. Doch welche Project Health Check Kennzahlen sollten Sie nutzen? Wann ist welche KPI sinnvoll oder nicht? Welche Aussagekraft hat die eine oder andere besser oder schlechter? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Kennzahlen im Rahmen eines Project Health Checks nützlich und hilfreich sind und welche Kennzahlen Sie (noch) kennen sollten. 

Viele Wege zur Antwort – die Kennzahlen im Projektmanagement

Mit einem Project Health Check als etablierte Methode können Indikatoren ermittelt werden, die den Gesundheitszustand eines Projektes in Form einer aussagekräftigen Kennzahl beschreiben. 

Kapitalrendite (ROI), Kosten-Nutzen-Analyse und Leistungswertanalyse (Earned Value Analysis) sind Project Health Check Kennzahlen bzw. Methoden, die Projektleitungen für die Beantwortung der Management-Anfragen zur Verfügung stehen. Die quantitative Beurteilung des Projektzustandes zu unterschiedlichen Zeitpunkten ist zudem die Grundlage für eine Trendanalyse.

Was bringt der Project Health Check für das Projekt?

Ein Projekt-Gesundheitscheck ist viel mehr als ein Projektstatusbericht. Er deckt Probleme, Risiken und Gefahren auf, die eine erfolgreiche Durchführung Ihres Projektes behindern oder im schlimmsten Fall das Projekt zum Scheitern bringen könnten. Wenn Sie begleitend zur Projektüberprüfung zusätzliche Informationen erheben, lässt sich der Gesundheitszustand des Projekts mit Kennzahlen quantifizieren. Und Sie können rasch und zuverlässig auf die Fragen Ihres Managements antworten.

Welche Vorteile hat ein Project Health Check?

• Differenzierter Blick auf den Projektstatus: Regelmäßig durchgeführt, können Sie Probleme proaktiv vermeiden, bevor sie entstehen.
• Kontrolle und Steuerung: Identifizierte Verbesserungspotenziale und Hebel zur Optimierung werden zu einem Bündel von Handlungsempfehlungen verdichtet, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.
• Akzeptanz steigern: Die Überprüfung des Projektes gemeinsam mit dem Team erhöht die Motivation der Mitarbeiter und gibt dem Team das Gefühl, dass die eigene Arbeit ernst genommen wird und für das Unternehmen wichtig ist. Jeder lernt etwas für sich aus den Erkenntnissen, was in der Regel die Teamleistung verbessert.

Project Health Check Kennzahlen für den Gesundheitszustand eines Projektes

Unsere ‚Feuerwehr‘-Expertinnen und Experten haben hier in diesem Beitrag für Sie Wissenswertes über Konzeption und Berechnung von Kapitalrendite, Kosten-Nutzen-Analyse und die Leistungswertanalyse zusammengestellt. Damit können Sie den bei einem Project Health Check erhobenen Gesundheitszustand Ihres Projektes in Kennzahlen ausdrücken. 

Es ist üblich, die Kapitalrendite und die Kosten-Nutzen-Analyse jeweils zu Beginn und am Ende eines Projektes einzusetzen. Auch während des Projektes können die Methoden hilfreich sein. Die Leistungswertanalyse dient dem Projektmanager zur detaillierten Verfolgung des Projektzustandes und ermöglicht, die Projektergebnisse jederzeit sicher zu prognostizieren.

• Kapitalrendite, auch Return on Investment (ROI)

Der Return on Investment (ROI) ist die von Organisationen am häufigsten verwendete Kennzahl. Sie dient als Hilfestellung bei der Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines Projektes. Nach Projektabschluss lässt sich mithilfe der Kapitalrendite feststellen, ob die erwarteten finanziellen Ziele erreicht wurden. Die Kapitalrendite setzt den potenziellen finanziellen Nutzen des Projektes in Beziehung mit der erwarteten Investition in das Projekt, also den Projektkosten. 

In seiner einfachsten Form ergibt sich demnach:

ROI = (Nutzen – Kosten) / Kosten

Beispielsweise hat ein kleines IT-Projekt mit Kosten von 10.000 Euro und einem Nutzen im Wert von 12.000 Euro eine Kapitalrendite von 0,2 bzw. 20 %. Das bedeutet eine Verzinsung von 20 % für das eingesetzte Kapital im betrachteten Zeitraum. 

Die Gleichung an sich ist sehr einfach. Dennoch kann die Bestimmung der Kapitalrendite in der Realität sehr schwierig sein: so lässt sich nicht jeder Nutzen einfach quantifizieren. Die Bestimmung eines Systems von Nutzen- und Kostenarten mit einem jeweils anerkannten Verständnis für den Berechnungswert ist der Schlüssel für diese Methode. Es liegt in der Entscheidung des Unternehmens, die Kapitalrendite ausschließlich auf Basis konkreter finanzieller Erlöse bzw. Einsparungen oder auch ausgeweitet auf schlechter greifbare Nutzenarten anzusetzen.

• Kosten-Nutzen-Analyse

Auch bei der Kosten-Nutzen-Analyse handelt es sich um eine Methode, mit deren Hilfe die Durchführung eines Projektes durch eine Kennzahl begründet werden kann. Jedoch stellt die Kosten-Nutzen-Analyse eine andere Relation zwischen Kosten und Nutzen dar. Statt der Darstellung als Prozentsatz verwendet man bei der Kosten-Nutzen-Analyse das Verhältnis, kurz den BCR (Benefit-Cost Ratio):

BCR = Nutzen / Kosten

Für das genannte Projektbeispiel ist der BCR 1,2. Mit jedem ausgegebenen Euro entsteht also ein Nutzen von 1,20 Euro. Der Nutzen überwiegt die Kosten eines Projektes, wenn der BCR größer als eins ist.

• Leistungswertanalyse

Die Earned Value Analysis ist eine Methode, welche die aktuelle Kosten- und Terminsituation durch Kennzahlen beschreibt. Sie basiert auf den Plankosten sowie dem Zeitplan zu Beginn eines Projektes, den tatsächlichen Kosten und der bisherigen Projektdauer sowie den erwarteten Kosten und dem erwarteten Zeitplan. Zu jedem Zeitpunkt im Projekt dienen die bisherige Projektleistung und Dauer für die Extrapolation der Kosten und Zeitdauer bei Projektabschluss. 

Die Leistungswertanalyse ermöglicht also zum einen eine Fortschrittsbewertung und ist damit ein Werkzeug des Projektcontrollings. Zum anderen gestattet sie eine entsprechende Voraussage der Leistung und damit eine Projektprognose. Die Verfolgung der Kennzahlen über einen Zeitraum lässt darüber hinaus eine Trendanalyse zu.

Drei wesentliche Kenngrößen bilden dabei die Grundlage:

• Plankosten (Planned Value, PV)
• Fertigstellungswert (Earned Value, EV)
• Istkosten (Actual Cost, AC)

Wichtigste Project Health Check Kennzahlen des Modells ist der Fertigstellungswert für die Kontrolle des Projektfortschritts und der entstandenen Kosten. 

Indikatoren für Projektrisiken und den aktuellen Projektzustand

Aus den vorgestellten drei wesentlichen Kenngrößen können einige wichtige Indikatoren ermittelt werden, die über den aktuellen Zustand des Projektes Aufschluss geben. Die Project Health Check Kennzahlen bringen auf den Punkt, ob das Projekt aktuell unter oder über dem Budget liegt bzw. vor oder hinter dem Zeitplan. Damit zeigen die Indikatoren auch an, wie stark ein Projekt die Erwartungen übertrifft oder unterschreitet.

Diese Indikatoren können Sie in Ihren Project Health Check einbauen

Kostenabweichung (Cost Variance, CV): Die Abweichung der tatsächlichen von den geplanten Kosten auf Basis der bisher tatsächlich geleisteten Arbeit.

CV = EV – AC

• Positives Ergebnis: Das Projekt liegt unter der Budgetierung.
• Negatives Ergebnis: Das Projekt überzieht das Budget.

Zeitplanabweichung (Scheduled Variance, SV): Die Abweichung des Umfangs der tatsächlich geleisteten Arbeit von der geplanten Arbeit.

SV = EV – PV

• Positives Ergebnis: Das Projekt liegt vor dem Zeitplan.
• Negatives Ergebnis: Das Projekt überzieht den Zeitplan.

Kosteneffizienz (Cost Performance Index, CPI): Die Kosteneffizienz setzt den tatsächlichen Fertigstellungswert, also den Wert der geleisteten Arbeit, in Beziehung zu den Ist-Kosten.

CPI = EV / AC

• Ein Wert größer als 1 weist auf eine Kostenersparnis im Projekt hin
• Ein Wert kleiner als 1 bedeutet, dass die Kosten für das Projekt höher sind als geplant
• Ein Wert von 1 beschreibt ein Projekt, das exakt im Budget liegt

Zeiteffizienz (Schedule Performance Index, SPI): Die Zeiteffizienz gibt an, wie weit ein Projekt sich zeitlich gesehen im Plansoll befindet.

SPI = EV / PV

• Ein Wert größer als 1 weist darauf hin, dass das Projekt bisher schneller durchgeführt werden konnte als ursprünglich geplant
• Ein Wert kleiner als 1 bedeutet einen Projektverzug
• Ein Wert von 1 beschreibt ein Projekt, das exakt im Zeitplan liegt

Weiterführende Berechnungen ermöglichen Prognosen für die Fertigstellungskosten: 

• Kosten bei Fertigstellung
• Schätzkosten bis zur Fertigstellung
• Schätzkosten bei Fertigstellung
• Kostenabweichung bei Fertigstellung

Fazit

Kennzahlen, Trendanalyse und Prognose sind Informationen, die häufig vom Management angefordert werden. Mit ihnen soll das Projekt wirtschaftlich beurteilt werden. Und sie dienen als übergeordnete Entscheidungsgrundlagen für den Vergleich konkurrierender Projekten. 

Die Ermittlung relevanter Kennzahlen für den Gesundheitszustand eines Projektes dient dabei zur Bewertung des aus dem Projekt gewonnenen Nutzens unter Berücksichtigung der gesamten getätigten Investition. Wird die Methode wiederholt auf ein Projekt angewendet, so können eine sichere Prognose abgeleitet und eine Trendanalyse durchgeführt werden. 

Nutzen Sie Methoden der Kennzahlenberechnung, um Projekte miteinander unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu vergleichen bzw. um den Trend im Projekt zu ermitteln.

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Dr. Michael Streng & Michael Frieß
Geschäftsführer | parameta

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