Project Health Check: Was zu tun ist – die Checkliste

Der Project Health Check gibt detailliert Aufschluss darüber, was in einem Projekt passiert. Für diese Analyse ist ein systematisch-strukturierter Ansatz nötig, um alle Problemdimensionen im Projekt zu erfassen. Die in Folge vorgestellte Project Health Check Checkliste ist nach logischen Gesichtspunkten strukturiert und findet bei einem üblichen Projektreview Verwendung. Sie können damit die wichtigen Aspekte des Projektes erheben und bewerten.

Da jede Organisation einzigartig ist, sollten Sie unternehmensspezifisch logische Aspekte oder einzelne Fragen einfach bei Bedarf ergänzen. Mitunter ist eine Anpassung sogar bei mehreren Projekten in derselben Organisation notwendig.

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Project Health Check Checkliste – diese Aspekte sollten geprüft werden

Mit den nachfolgenden Fragen kommen Sie Problemen in Ihrem Projekt sicher auf die Spur und benennen Risiken und Gefahren für das Projekt.

Umfang und Abgrenzung des Projekts

Der gesamte Projektumfang sowie Abgrenzungen werden hier abgefragt:

• Wurde am Anfang des Projektes der Umfang genau definiert?
• Liegt ein definierter Prozess für die Änderung des Umfangs vor?
• Beinhaltet das Projekt Änderungen außerhalb dieses Änderungsprozesses?
• Ist das Team in der Lage, die gesamthaften Auswirkungen aller Änderungen hinsichtlich Zeit und Kosten zu ermitteln?
• Wird ein Soll-Ist-Vergleich der Auswirkungen dieser Änderungen durchgeführt, werden also tatsächliche Aufwände versus geschätzte Aufwände verfolgt?
• Hat eine Anpassung des Projektplans stattgefunden, um den Änderungen Rechnung zu tragen?

Anforderungen / Requirements

Die Anforderungen sind die Grundlage für einen Großteil der Projektaktivitäten. Unschärfen in den Anforderungen können daher massive Auswirkungen auf das Projekt haben:

• Sind die Anforderungen vollständig und aussagekräftig dokumentiert und ist jeweils eine klare Beurteilung möglich, ob die Anforderung erfüllt ist oder nicht?
• Gibt es ein definiertes System und ein Werkzeug zur Nachverfolgung von Anforderungen und deren Änderungen?
• Entsprechen die Auslieferungen den Anforderungen oder haben sich die Anforderungen während der Entwicklung verändert?
• Sind Gründe für Change Requests dokumentiert und ist die Information verfügbar, wer die Änderungen genehmigt hat?

Kosten

Fragestellungen zur Kostenkontrolle sind in diesem Teil der Checkliste gruppiert:

• Existiert ein System zur Kostenverfolgung?
• Werden die Kosten auch dementsprechend nachverfolgt?
• Findet keine ordnungsgemäße Verfolgung der Kosten statt?
• Ist die Kostenverfolgung zeitgemäß und auf aktuellem Stand?
• Werden die erhobenen Kosten mit den Unternehmenskonten abgeglichen?
• Liegt eine Kostenprognose für die Projektfertigstellung vor?
• Wurden ausnahmslos Kostenabweichungen schriftlich genehmigt?

Zeit

Fragestellungen über den Projektzeitplan hinsichtlich Aktualität und Struktur sind in dieser Gruppe von Fragen zusammengefasst:

• Liegt ein Zeitplan vor, der aussagekräftig und ausreichend detailliert ist?
• Ist der Zeitplan aktuell?
• Entspricht der Zeitplan dem aktuellen Umfang?
• Finden Meilensteine für die Gliederung in Projektphasen Verwendung und wird der Projektfortschritt laufend nachverfolgt?
• Ist die Gesamtanzahl der Meilensteine angemessen und die Verteilung regelmäßig oder gibt es Zeitbereiche über mehrere Wochen im Projekt, die keinen Meilenstein beinhalten?
• Wird ein Zeiterfassungssystem für die Erfassung und Überwachung der Projektarbeitszeit eingesetzt?
• Liegt ein belastbarer Plan für die verbleibende Arbeit in einer soliden und realistischen Form vor?

Nutzen

Der Nutzen steht im Vergleich zu den Kosten, Personalaufwänden sowie den Kollateralschäden und Opportunitätskosten im Unternehmen, die durch die Projektrettung entstehen und ist daher ein eminent wichtiger Aspekt in der Überprüfung:

• Wurde der Nutzen bei Projektbeginn ermittelt?
• Wurde der Nutzen kürzlich überprüft?
• Sind alle Nutzenfaktoren unverändert gültig und relevant?
• Hat sich zwischenzeitlich ein zusätzlicher Nutzen ergeben und ist dieser in das Projektergebnis eingeflossen?
• Soll der Nutzen gemessen werden und wird er tatsächlich gemessen bzw. wie wird er quantifiziert?
• Ist klar, wer die Verantwortlichen für die Erbringung des Nutzens sind?

Durchführung

Folgende Fragestellungen erheben wichtige Informationen zur operativen Durchführung des Projektes:

• Liegt ein Umsetzungsplan vor?
• Welche Form der Unterstützung ist während und nach der Einführung vorgesehen?
• Wer verantwortet und wer genehmigt in welcher Form die Inbetriebnahme?
• Sind Kriterien für das Go-live definiert und wie lauten sie?
• Falls die Umsetzung eine Datenmigration beinhaltet: Liegt eine qualifizierte und repräsentative Beurteilung der zu konvertierenden Daten vor?
• Ist es erforderlich, die Daten bei der Migration zu konvertieren und ist die Konvertierung im Vorfeld getestet und verifiziert worden?

Steuerung

Diese Gruppe von Fragen ermittelt, ob und wie das Projekt in die Managementprozesse des Unternehmens eingebunden ist und ob das Projekt etablierten Organisationsstandards entspricht:

• Liegen definierte Kontrollpunkte für die Überprüfung des Projektes durch das Management vor, um festzustellen, ob das Projekt den Organisationsstandards entspricht?
• Hat das Projektteam die notwendigen Werkzeuge, Fähigkeiten und Verfahren, um das Projekt erfolgreich abzuwickeln?
• Wer überwacht die Einhaltung der Vorgaben und Standards?
• Falls es im Unternehmen eine etablierte Methodik gibt: Wird diese eingehalten?

Qualität

Fragestellungen zum Qualitätsstandard und Qualitätsmanagement sind in dieser Gruppe von Fragen zusammengestellt:

• Gibt es einen Qualitätsplan?
• Werden Erzeugnisse systematisch vor der Auslieferung einer Qualitätsprüfung auf Grundlage des Qualitätsplanes unterzogen?
• Welche Maßnahmen werden durch eine Qualitätsprüfung ausgelöst und werden diese laufend überwacht?
• Sind in der Planung Zeit und Ressourcen für die Nacharbeit vorgesehen, welche sich aus dem Qualitätsprüfungsprozess ableitet?
• Liegt ein realistischer und angemessener Testplan vor, der eine Teststrategie sowie eine vollständige Auflistung von Testfällen umfasst?
• Sind Personen für das Testen vorgesehen, die das Know-how dafür haben und im erforderlichen Umfang sowie rechtzeitig dafür verfügbar sind?
• Umfassen die Tests auch System-, Schnittstellen- und Leistungstests sowie Regressionstests, wenn häufige iterative Änderungen und Auslieferungen im Projekt erfolgen?

Ressourcen

Die zur Verfügung stehenden Ressourcen sind häufig ein kritischer Aspekt in einer Projektkrise. Mit diesen Fragen bringen Sie Licht in die Ressourcensituation:

• Reichen die vorhandenen Ressourcen aus?
• Sind die verfügbaren Ressourcen auch für die Erledigung der offenen Aufgabenstellungen geeignet?
• Stehen insbesondere Personalressourcen in ausreichendem Umfang für das Projekt zur Verfügung?
• Ist im Team der Wille zur Zusammenarbeit gegeben?
• Wird das Team gut gemanagt?
• Ist der Ressourceneinsatz effizient organisiert?
• Wie ist die Stimmung im Team?

Kommunikation

Defizite in der Projektkommunikation tragen sehr häufig dazu bei, dass ein Projekt in Schieflage gerät. Mit diesen Fragen kommen Sie der Wahrheit hinsichtlich der Projektkommunikation ein entscheidendes Stück näher:

• Steht ein Kommunikationsplan zur Verfügung?
• Wird der Kommunikationsplan auch entsprechend umgesetzt?
• Sind alle relevanten Stakeholder identifiziert?
• Sind alle Beteiligten der Ansicht, dass sie stets auf dem Laufenden gehalten werden?
• Gibt es irgendwelche allgemeinen grundlegenden Probleme bei der Projektkommunikation?
• Wird das Projekt voraussichtlich zu Veränderungen im Unternehmen führen und liegt ein Plan für die Steuerung der Erwartungen vor?
• Wird dieser Plan auch umgesetzt und die Erwartungen laufend nachverfolgt?

Beschaffung und Verträge

Abhängigkeiten in Form externer Ressourcen bzw. Dienstleistungen sowie im Zusammenhang mit benötigten Anlagen oder Ausrüstung werden mit dieser Gruppe von Fragestellungen erhoben:

• Werden externe Ressourcen eingesetzt?
• Gibt es aktuelle und gültige Verträge für die Verwaltung und Nutzung dieser Ressourcen für die gesamte geplante Projektlaufzeit?
• Liegt eine Vertragsoption vor oder ist ein Kontingent verfügbar, mit dem diese Ressourcen bei Bedarf über das geplante Projektende hinaus so lange wie benötigt verfügbar gehalten werden können?
• Ist der Kauf von Anlagen und Ausrüstung bzw. Software im Projekt vorgesehen und gibt es einen Plan für die Durchführung der Vertragsverhandlungen?
• Sind Zeitrahmen und Befugnisse für die Vertragsverhandlungen bekannt und integrierter Bestandteil der Planung?

Risiken

Ob in dem Projekt ein systematischer Umgang mit Risiken vorgesehen ist, finden Sie mit dieser Liste von Fragestellungen heraus:

• Gibt es einen aktuellen Risikoplan?
• Wurden die relevanten Stakeholder bei der Ausarbeitung dieses Plans einbezogen?
• Sind Strategien definiert, um Risiken zu minimieren und werden diese Strategien angewendet und überwacht?
• Erfolgen regelmäßig Risikoprüfungen?
• Liegt ein Problemprotokoll vor und ist dieses aktuell und vollständig?
• Werden Probleme von der Identifizierung bis zur Lösung aktiv gemanagt?
• Steht ein Verfahren zur Verfügung, um Probleme zu eskalieren und funktioniert das Verfahren in der Praxis?

Notfallplanung

Mit diesen Fragen erheben Sie die relevanten Fakten darüber, ob in dem Projekt eine Notfallplanung vorgesehen und eingesetzt wird:

• Gibt es einen Notfallplan für das Szenario einer nicht fristgerechten Umsetzung?
• Ist der Plan von allen Verantwortlichen abgesegnet?
• Wurde der Plan getestet bzw. gibt es konkrete Erfahrungswerte für die Durchführung des Notfallplans?
• Sind sich alle Verantwortlichen einschließlich der Führungskräfte über die Auswirkungen des Notfallplans im Klaren?
• Welcher Zeitrahmen ist für die Umsetzung des Plans vorgesehen?
• Über welchen Zeitraum können die Notfallvorkehrungen maximal aufrechterhalten werden und was passiert danach?

Geschäftsprozesse

Insbesondere Strategieprojekte können Änderungen in Geschäftsprozessen des Unternehmens zur Folge haben:

• Gibt es bzw. wird es Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse geben?
• Sind diese Auswirkungen in der Gesamtplanung des Unternehmens berücksichtigt?
• Wie und in welchem Zeitrahmen werden die sich ergebenden Änderungen umgesetzt?
• Wurde verifiziert, dass die Änderungen in der Praxis funktionieren werden?
• Welche Auswirkungen werden die Änderungen außerhalb des Unternehmens haben?
• Sind diese Auswirkungen außerhalb des Unternehmens berücksichtigt und eingeplant?

Schulungen

Schulungen können mit großem Aufwand und einer langen Durchführungszeit verbunden sein, wenn beispielsweise die Nutzer aufgrund ihrer Arbeit oder bedingt durch Feiertage bzw. in der Urlaubszeit nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind:

• Liegt ein Schulungsplan vor?
• Ist die Zeit, die für die Erstellung von Schulungsmaterialien benötigt wird, eingeplant und steht sie zur Verfügung?
• Sind die Trainer bestimmt und zum Trainingszeitpunkt verfügbar?
• Stehen alle Teilnehmer für die Schulung fest und zur Verfügung?
• Gibt es einen Plan für eine Pilotierung der Schulung?
• Liegt eine akzeptierte Konzeption vor, in welcher Form und auf welcher Infrastruktur die Schulung erfolgt?
• Sind die Aktivitäten für die Bereitstellung der technischen Schulungsumgebung eingeplant und stehen die dafür benötigten Ressourcen zur Verfügung?

Rollen und Zuständigkeiten

In der Praxis treten in Projekten häufig Probleme im Bereich von Rollen und Zuständigkeiten auf, da der Rollendefinition sowie deren Abgrenzung oft zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird:

• Liegt eine klare Definition der Rollen und Zuständigkeiten vor?
• Stimmen diese Definitionen genau mit dem überein, was tatsächlich geschieht?
• Wird vom Unternehmen die erforderliche Unterstützung in vollem Umfang gewährt?
• Unterstützt die Geschäftsleitung das Projekt ausreichend?
• Gibt es irgendwelche Verantwortlichkeiten, die in den Rollen und Zuständigkeiten nicht berücksichtigt werden?

Dokumentation

Besonders in den kritischen Phasen eines Projektes kommt in der Regel die Dokumentation zu kurz:

• Wird die Dokumentation zentral verwaltet und abgelegt?
• Ist die Ablage der Dokumentation so organisiert, dass ein einfaches Auffinden relevanter Dokumente gewährleistet ist?
• Gibt es eine den Anforderungen entsprechende Versionskontrolle?
• Sind die wichtigsten Dokumente gut strukturiert und aufgebaut?
• Werden Agenden und Protokolle der wichtigen Sitzungen geführt?
• Bestehen abgesegnete und gültige Vollmachten für wichtige Entscheidungen?
• Steht ein Projektglossar zur Verfügung?
• Gibt es ein Entscheidungsregister, das für alle Beteiligten Klarheit über Entscheidungskompetenzen und -abläufe schafft?

Mit den richtigen Fragen ans Ziel – Projekt gerettet!

Mithilfe der hier beschriebenen Fragestellungen können Sie gut herausfinden, wo Ihr Projekt und die Projektbeteiligten gerade stehen und in welche Richtung sie gehen. Daraus lassen sich im nächsten Schritt die Handlungsempfehlungen ableiten, die das Projekt wieder auf Kurs und damit sicher ins Ziel bringen.

Machen Sie es sich einfach und sprechen Sie uns an! Wir tauschen uns gerne mit Ihnen in einem unverbindlichen Erstberatungsgespräch über erfolgreiche Project Health Checks aus und teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen!