5 typische Probleme bei der Einführung von Microsoft Teams – und wie Sie sie am besten lösen

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

5 typische Probleme bei der Einführung von Microsoft Teams

Kennen Sie das? Teams ist schnell installiert und genauso schnell nutzen die Anwender die bekanntesten Funktionen: Videocalls bzw. Onlinemeetings, Chats und Telefonie. So lange und in der Regel sehr enthusiastisch, bis die dahinterliegenden Konzepte wie Transparenz, verteiltes und agiles Arbeiten ohne fixe, vorgegebene Strukturen im Alltag umgesetzt werden sollen. Dann kommen viele Anwender plötzlich zu einer anderen Meinung: Teams ist ihnen zu kompliziert, hat keinen erkennbaren persönlichen Nutzen, ist zu unübersichtlich oder eben zu transparent. Typischerweise gibt es zwei große Herausforderungen bei einer Teams-Implementierung: technische Probleme und Widerstände bei den Benutzern, fehlende Akzeptanz. Wie Sie die technischen Probleme bei der Einführung von Microsoft Teams erfolgreich angehen, haben wir im Beitrag „Microsoft Teams als Collaboration-Tool: Was ist bei der Einführung zu beachten?“ für Sie zusammengefasst.

Wie können Sie also einen reibungslosen Übergang zu Teams auf Seiten Ihrer Nutzer sicherstellen? Unsere Liste typischer Probleme soll Ihnen helfen, die Anwender erfolgreich durch die Einführung von Microsoft Teams zu navigieren.

Typische Probleme

1. Der Change-Prozess wurde unterschätzt! Die anfängliche Euphorie der Anwender verfliegt schnell, wenn die Veränderungen den eigenen Arbeitsplatz grundlegend auf den Kopf stellen: persönliche, gern gepflegte Prozesse oder Lösungen werden obsolet. In der Folge kippt die Stimmung, jeder macht in Teams was er mag. Die eigentlichen, dahinter liegenden Änderungen hin zu einer modernen IT-Organisation und Arbeitsweise werden ignoriert oder gar sabotiert.

So umgehen Sie dieses Problem:

Abholen, einbinden und überzeugen der späteren Anwender! So sollte Ihr Credo als Teams-Verantwortlicher lauten. Im Idealfall ist die Einführung von Teams für Sie ein Change-Projekt, das engagiertes Changemanagement erfordert. Bewährt hat sich beispielsweise der Einsatz von Early Adopters. In der Zusammenarbeit mit ihnen, gewinnt die IT wichtige grundlegende Erkenntnisse und erarbeitet Use Cases, beispielsweise für die verschiedenen Arten von Teams in der Organisation, die auf der Plattform arbeiten werden: Sind das agile, stetig wechselnde Projektteams oder langfristig bestehende Abteilungen? Welche Freiheiten brauchen oder möchten die Mitarbeitenden, um sich selbständig zu organisieren? Welche IT-Tools oder Apps wünschen sie sich dafür? Auch die Benennung von Teams-Champions für die jeweiligen Rollen ist ein Klassiker aus dem Repertoire des Changemanagements. Sie sind nicht nur versierte Teams-Anwender, sondern gehen in ihren Rollen innerhalb der Organisation als Beispiel oder Vorbild voran. Je mehr Fachbereiche eigene Champions haben, desto größer die Akzeptanz von Teams insgesamt.

Checkliste zur Einführung von Teams: Richtig geplant, erfolgreich implementiert

Um Frust und teure Nachbesserungen zu vermeiden, sollten Sie bereits vor dem Einführen von Microsoft Teams einen strukturierten Plan erstellen: mit klaren Zielen und Erwartungen an die neuen Arbeitsweisen, einer Gegenüberstellung bisheriger und zukünftiger Workflows und den Zuständigkeiten beteiligter Mitarbeiter und Abteilungen. Unsere Checkliste zur Einführung von Teams hilft dabei.

Checkliste Teams

2. Der Projekt-Scope für die Einführung von Teams ist nicht stabil! Im Rahmen des Proof of Concept wird der Scope immer wieder durch neuen Input verändert. Hier liegt das Problem oft in der mangelhaften Anforderungsanalyse oder fehlenden Einbindung aller relevanten Stakeholder im Vorfeld. Die Einführung von Teams verkommt dann oft zum ‚Wunschkonzert‘.

So umgehen Sie dieses Problem:

Ein klarer Scopefreeze sollte Ihre oberste Prämisse für ein erfolgreiches Einführungsprojekt sein. Finger weg vom ‚Stricken mit der heißen Nadel‘! Um hier direkt gegenzusteuern, priorisieren Sie entsprechend und definieren das Projekt(teil-)Ziel für die Einführung von Teams (neu). Und natürlich sollten Sie die Anforderungen Ihrer Anwender vor dem Rollout von Teams erfragt und ausgewertet haben. Gut geeignet dafür sind sog. Anforderungs-Workshops mit späteren Anwendern. Legen Sie im Workshop noch einen Fokus auf die Prozesse und Aufgaben, können die Teilnehmenden ihre Anforderungen mit Blick auf den Nutzen formulieren, ohne die technische Realisierung vorweg nehmen zu müssen.

3. Transparenz: Von allen gefordert – von keinem (wirklich) gewollt. Ein oft genanntes (und zurecht gefordertes) Projektziel bei der Einführung von Teams ist Transparenz! Leider zeigt die Erfahrung, dass dieser Wunsch, der oft aus dem Management kommt, auf der operativen Ebenen für gemischte Gefühle sorgt. Denn plötzlich werden die eigenen Prozesse und Leistungen ‚sichtbar‘.

Ihr ToDo:

Schaffen Sie Vertrauen! Hier ist es wichtig, dass Sie sensibel mit diesem Thema umgehen und mögliche Auswirkungen mit den Bereichen erörtern (Stichwort: ‚kleine Fürstentümer‘). Andernfalls könnte der Wunsch nach ‚Reports über alles und jeden‘ zu Schattenbuchhaltung und Verschleierungsstrategien führen. Die meisten Projekte, mit denen Software oder neue Formen der Organisation und Collaboration eingeführt werden sollen, scheitern daran, dass sie der Machtstruktur im Unternehmen oder der Organisation zuwiderlaufen, diese häufig empfindlich stören. Die wahren, nämlich individuellen Interessen der Beteiligten werden nicht offen dargelegt und diskutiert. Was hilft? Vertrauen und Ehrlichkeit, eine Rückbesinnung auf einige wenige Tugenden, ein starkes Management und der Wille und die Fähigkeit von Projektleitenden, selbst als Beispiel voran zu gehen.

4. Teams ist nur die halbe Wahrheit – die andere Hälfte, der Umgang mit MS Office 365, wird unterschlagen. Viele Organisationen beginnen mit der Nutzung von Microsoft Teams, ohne ihre Mitarbeitenden angemessen darauf vorzubereiten. Im Fall von Teams heißt das: Die Anwender eben auch in den Themen der konzeptionell sehr viel breiteren Office 365-Plattform zu schulen. Da Teams auf vielen Office 365-Diensten aufsetzt, diese nutzt und integriert, hat mangelhaftes Verständnis auf der einen Seite direkte Auswirkungen auf die Kompetenz und Nutzung von Microsoft Teams. Benutzer wissen dann beispielsweise nicht, wie sie Dateien außerhalb ihres Teams freigeben können, es gibt unsachgemäße Berechtigungen und Freigabemethoden. Oder leistungsstarke Office 365-Apps und -Dienste sind weitgehend unbekannt (und ungenutzt) – die Anwender nutzen lieber weiterhin extern gehostete Produkte von Drittanbietern oder, noch schlimmer, erledigen Aufgaben immer noch manuell, nur eben innerhalb von Microsoft Teams.

Ihr ToDo:

Diese Probleme können Sie angehen, indem Sie allen Benutzern Schulungen zu Produkten und Apps in Office 365 anbieten, die Sie im Rahmen Ihrer Implementierungs-Strategie in Microsoft Teams integrieren, wie z. B. OneDrive, SharePoint, Planner, Forms, Stream usw.

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5. Die Komplexität wurde unterschätzt! Komplexität kann vielfältige Ursachen haben: Technische Komponenten können nicht wie geplant eingesetzt werden, Ressourcen kommen nicht wie gewünscht zum Einsatz oder die schiere Größe und die Inhalte überfordern das Projektteam. Kann die Komplexität durch Anpassung des Scopes oder Restrukturierung des Einführungsprojekts nicht direkt reduziert werden, sind (externe) Experten die ideale Feuerwehr. Sie steuern mit dem unaufgeregten Blick von außen Teilbereiche des Einführungsprojektes und entlasten den Projektleiter oder das PMO entsprechend.

So umgehen Sie dieses Problem: Sich Hilfe zu suchen ist kein Zeichen von Schwäche, ganz im Gegenteil! Dadurch erhöhen Sie Ihre Chancen auf Projekterfolg und eine wirklich gelungene Einführung von Teams als zentraler Plattform in Ihrer Organisation deutlich.

Problem erkannt, Problem gebannt – dann klappt es mit der reibungslosen Microsoft Teams-Implementierung

Insgesamt ist die Einführung von Microsoft Teams keine entmutigende oder gar unlösbare Aufgabe. Eine der wesentlichen Stärken und Vorteile der Plattform ist ja gerade die beispiellose Menge an Konfigurierbarkeit und Kontrolle. Hier hat jede Organisation die große Chance, wesentliche Kernbestandteile so zu konfigurieren und kontrollieren, wie es am besten zu den eigenen Prozessen, Projekten und Anwendern passt.

Ja, eine große Auswahl ist oft gleichbedeutend mit großen Herausforderungen. Je nach Größe Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihrer IT-Infrastruktur ist die Aufgabe eben auch groß: Sicherzustellen, dass Teams und Office365 so konfiguriert sind, dass sie am besten Ihren Anforderungen gerecht werden, erledigen Ihre Projektleiter besser nicht ’nebenbei‘.

Wenn Sie diese fünf typischen Probleme bei der Einführung von Microsoft Teams jedoch im Blick behalten oder sie gar pro-aktiv angehen und vermeiden, sind Sie und Ihre Anwender auf dem besten Weg, alle Funktionen und leistungsfähigen Kommunikationsmöglichkeiten zu nutzen, die eine Microsoft Teams-Implementierung bietet.

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