Ein Projektmanagement-Tool erfolgreich einführen: 10 erprobte und zuverlässige Tipps für optimale Rahmenbedingungen und zufriedene Projektteams

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Ganz gleich, ob Sie sich bereits für ein passendes Projektmanagement-Tool entschieden haben und sich jetzt „nur“ um die Einführung kümmern müssen oder ob Sie erst vor diesen Aufgaben stehen. Unsere wichtigste Erkenntnis aus mehr als 20 Jahren Beratung rund um die Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Tools gleich vorneweg: Es sind immer diejenigen am erfolgreichsten, die beides – Auswahl und Einführung – grundsätzlich als ein Projekt begriffen haben.

Warum?

Das entscheidende Kriterium für den Erfolg einer Projektmanagement-Software ist und bleibt die Akzeptanz der Nutzer. Erkennen sie ihren individuellen Nutzen und fühlt sich dieser Nutzen wichtiger an als die „gefühlte Belastung” durch das Tool, steigt die Akzeptanz. Und damit die fühl- und messbare Anwendung des neuen Projektmanagement-Tools.

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So schaffen Sie die besten Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Software-Einführung

Ein Projektmanagement-Tool einzuführen ist anspruchsvoll. Die Veränderungen betreffen das gesamte Unternehmen und sind in der Regel herausfordernd, insbesondere bei großen Teams. Es ist menschlich, dass Veränderungen, selbst in sehr fortschrittlichen Unternehmen, bei den Mitarbeitern Widerstand auslösen.

Wir verstehen das! Mithilfe einiger bewährter Strategien ist es möglich, selbst Skeptiker in der Belegschaft zu überzeugen. Und zu Anwendern zu machen, die die neue Unternehmenssoftware voll akzeptieren.

Ob Sie die Tool-Auswahl bereits getroffen haben, sich Probleme bei der Einführung abzeichnen oder Sie beides erst noch angehen müssen, unsere Praxis-Tipps helfen Ihnen sicher weiter.
Wir zeigen, welche Rahmenbedingungen vorteilhaft oder gar entscheidend sind, um die neue Projektmanagement-Software erfolgreich und vor allem dauerhaft im Unternehmen auszurollen und zu etablieren. Und wir sind überzeugt: Mit diesen ‚Leitplanken‘ erreichen Sie, dass die Nutzer der Software sehr bald begeisterte Fürsprecher werden.

In zahlreichen Einführungsprojekten der letzten Jahre haben sich diese 10 einfachen Spielregeln bewährt:

1. Auswahl und Einführung als ein Projekt begreifen 

Bei der Auswahl und Einführung eines Projektmanagement-Tools handelt es sich eindeutig um ein Projekt. Versuche, eine Software im Tagesgeschäft quasi im Vorbeigehen auszuwählen und einzuführen, scheitern meist an der Akzeptanz der User. Denn ihre Anforderungen und Bedürfnisse finden in einer „quick and dirty“-Auswahl in der Regel kein Gehör. Vermeiden Sie also „Hinterzimmer“-Auswahlen und bleiben Sie transparent im gesamten Verlauf. (Kleiner Ansporn: Ihr Name könnte in Zukunft mit der Software in Verbindung gebracht werden – positiv wie negativ. Überlegen Sie sich Ihr Vorgehen daher genau.)

Wie Sie die Weichen schon bei der Tool-Auswahl auf „Erfolg“ stellen, haben wir im Beitrag Wie Sie die Auswahl eines Projektmanagement-Tools erfolgreich machen ausführlicher beschrieben.

2. Management-Unterstützung einfordern und sicherstellen

Auswahl- und Einführungsprojekte sind beliebte Portfolio-Streichkandidaten oder Schauplätze unternehmenspolitischer Grabenkämpfe. Um in Ruhe arbeiten zu können, sichern Sie sich die Managementunterstützung auf hoher Ebene. Das macht sich im Projekt hundertfach bezahlt.

3. Realistisches Zeitmanagement 

Planen Sie beides – Auswahl und Einführung – gemeinsam und realistisch. Berücksichtigen Sie dabei die Verfügbarkeit von Kollegen, die Raumsituation in Ihrem Unternehmen, die Verfügbarkeit von Anbietern, Ferien oder Weiterbildungs- und Krankheitstage. Vor allem sollten Sie die ein oder andere extra Workshop-Runde mit einplanen. Die braucht es vielleicht – um einen gemeinsamen Nenner in Sachen Tool zu finden, Anforderungen zu detaillieren, Prozesse und Methoden nachzuschärfen oder über benötigte Schnittstellen zu diskutieren.

4. Fluktuation in den Teams möglichst vermeiden oder einplanen

Es ist immer schlecht, wenn Know-how-Träger das Projekt verlassen. Eine der Kernaufgaben ist daher, die Verantwortung für das Projekt durchgängig zu regeln. Gleiches gilt auch für ein schlagkräftig zusammengestelltes Kernteam: Das sollte aus Vertretern aller wichtigen Fachbereiche, der IT und aus dem Kreis der Projektleiter:innen bestehen. Auch hier ist Kontinuität Trumpf! Vermeiden Sie unbedingt lästige Vertretungsregelungen. Die kosten nur Zeit und führen zu Verzögerungen. Besser ist es – siehe Punkt 3 – Abwesenheiten von vorneherein mit einzuplanen.

5. Den notwendigen Veränderungs-Prozess aktiv managen

Unternehmen, die noch kein unternehmensweit eingeführtes PM-Tool haben, praktizieren in ihren Teams häufig jeweils eigene Methoden mit unterschiedlichen Prozessen und Sichtweisen. All diese Unterschiede müssen aufgelöst und zusammengeführt werden, bevor ein gemeinsames PM-Tool eingeführt wird. Das Management ist daher bereits ab der Auswahl in den gesamten Prozess für das neue Tool einbezogen.

Als Verantwortliche müssen Sie diese notwendigen Veränderungen von vorneherein aktiv angehen. Unser Tipp: Schon wenn Sie die Anforderungen in Ihrer Organisation erheben, sollten Sie in Ihrer Planung die bestehenden Abläufe so anpassen, dass

  • Ihre derzeitigen bzw. künftigen Abläufe mit der Funktionsweise des neuen PM-Tools kompatibel sind und entsprechend implementiert werden können.
  • Und dass jene Abläufe, die evtl. geändert werden müssen, später in der dann angepassten Form von den Verantwortlichen und Anwendern akzeptiert werden können.

Speziell die Zustimmung Ihres Managements ist hier wichtig. Sie gewinnen dadurch einen wertvollen und einflussreichen Botschafter, der die Belegschaft mit seiner oder ihrer positiven Haltung mitnimmt und überzeugt.

6. Executive Sponsor und Botschafter etablieren

Häufig ist die Ursache für gescheiterte Einführungsprojekte, dass die Veränderungen zwar vorgestellt, nicht aber von einer oder mehreren Führungskräften getragen werden.

Wenn Vorgesetzte das neue PM-Tool begründen und positiv vermitteln, ist es für alle Mitarbeitenden deutlich einfacher, damit einhergehende Veränderungen zu akzeptieren. Stehen Sie also in der Verantwortung für die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools, dann suchen Sie sich Ihren Executive Sponsor, der als Botschafter für das neue PM-Tool auftritt. Und der allen anderen erklären kann, wie die Veränderung das Unternehmen als Ganzes vorwärtsbringt.

Zwei weitere Tipps, wie das besonders gut gelingt:

  • Die Führungskraft selbst als frühzeitigen Anwender der Software gewinnen. Hat er oder sie die Vorteile selbst erkannt und Spaß an der Nutzung, dann gelingt die Überzeugung der anderen umso glaubhafter.
  • Führungskräfte mit hoher Kommunikationskompetenz und Empathie sind besonders gut geeignet. Es muss nicht zwingend ein IT-Manager sein: Vermittelt eine andere Fach-Führungskraft die Vorteile, dann kommt dies bei der Belegschaft noch überzeugender an.

7. Allen den individuellen Nutzen vermitteln

Oberste Priorität: Dem Team vermitteln, welche konkreten Vorteile es selbst vom neuen PM-Tool hat. (Das Argument der Kostensenkung ist nur für das Management überzeugend.) Was springt für jede:n Einzelne:n dabei raus? Ganz konkrete Vorteile für jeden Beteiligten sind die Grundlage, um die Mitarbeitenden für neue Prozesse und Tools zu begeistern.

Wenn das neue Projektmanagement-Tool relevante Informationen über verschiedene Kommunikationskanäle und Tools entsprechend bündeln kann, ist dies wahrscheinlich ein gewichtiger Vorteil für alle: Die Teams und jeder Einzelne sparen dadurch Zeit und wissen, dass sie keine Aufgaben mehr vergessen.

Ein modernes Projektmanagement-Tool ermöglicht überdies in vielen Fällen, smarter statt härter zu arbeiten. Dies sollten Sie aufzeigen: Bietet Ihr Unternehmen flexible Arbeitszeiten, dann kann dies für die Mitarbeiter weniger Stunden im Büro bedeuten. Sind im Unternehmen leistungsbasierte Boni üblich, dann schauen für das Team wegen der Effizienzsteigerung dank der neuen Software u.U. höhere Boni heraus. Auch die benötigte Zeit für Routineaufgaben ist ein wichtiges Argument: Je mehr Zeit für eigentliche Aufgaben im Projekt bleibt, desto besser.

8. Fokus auf Vorteile & Use Cases bei der Einführung des neuen Tools

Vorteile neuer PM-Tools sind üblicherweise Übersichtlichkeit, Struktur, Einfachheit und Usability, also die Benutzerführung.

Bei den Schulungen des neuen PM-Tools sollte der Fokus auf der Vermittlung der spezifischen Vorteile und der Benutzerfreundlichkeit liegen. Und zwar am besten live am System. So prägen sich die neuen Inhalte bei den Anwendern wesentlich besser ein und es ist für die Nutzer einfacher, Feedback zu geben. Die Zahl der Administratoren sollte von vorneherein klar begrenzt werden. Die Nutzerrechte auf das Notwendige beschränkt.

Und Sie sollten rechtzeitig wissen, wie das neue PM-Tool im Unternehmen genutzt werden wird: Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe der Organisation sollten bereits bei der Auswahl gemeinsam mit dem Management definiert werden. Diese Arbeitsabläufe sollten die Anwender im neuen PM-Tool intensiv üben.

Hilfreich sind außerdem FAQs sowie ein Leitfaden zur Nutzung. Damit geben Sie den Usern Anhaltspunkte und Orientierung zur täglichen Arbeit mit dem PM-Tool. Speziell Gelegenheitsnutzer wissen dies zu schätzen, da sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt ihr Wissen selbstständig auffrischen können.

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9. Schritt für Schritt das neue Projektmanagement-Tool einführen

Für jeden im Team, egal ob technisch versiert oder nicht, ist die neue Projektemanagement-Software zunächst mal eine Herausforderung oder zumindest Aufwand. Wenn Sie das Projektmanagement-Tool in kleinen Schritten einführen, geben Sie dem Team ausreichend Zeit, das Gelernte zu verarbeiten, zu verinnerlichen und selbst anzuwenden.

Beginnen Sie daher mit kleineren Aufgaben in der neuen Software, die in sich sinnvoll sind und die Vorteile der neuen Projektmanagement-Tools möglichst eindrücklich vermitteln, z.B. einfachere Zeiterfassung oder Dokumentation im Projekt. Die Mitarbeitenden können sich so nach und nach an das neue Erscheinungsbild und die Handhabung des PM-Tools gewöhnen und gewinnen Sicherheit in der Nutzung.

Hat das Team diese Phase des Kennenlernens absolviert, dann sollten Sie mit tiefergehenden, intensiveren Schulungen beginnen.

10. Zuhören und für Feedback offen sein

Speziell in der Anfangsphase der Implementierung ist es normal, dass Probleme auftreten. Sie sollten Ihr Team stets darüber informieren. Außerdem sollten Sie in regelmäßigen Intervallen, beispielsweise erstmals nach vier Wochen, Feedback einholen. Das kann in Form einer Mitarbeiterbefragung erfolgen. Eine Wiederholung nach etwa drei Monaten ist sinnvoll.

Mit der Mitarbeiterbefragung haben die Mitarbeiter im Team das Verständnis, dass man ihnen zuhört. Im Idealfall werden Sie hilfreiche Vorschläge für die Verbesserung von Anwendungsfällen bzw. Vorgängen aus dem Team erhalten. Damit kann die Abbildung der Prozesse im neuen PM-Tool kontinuierlich verbessert werden.

Zusätzlich gibt die Umfrage Aufschluss darüber, wie erfolgreich die Einführung des Projektmanagement-Tools ist. Damit entsprechende Aussagen und Auswertungen möglich sind, sollte eine quantifizierte Beurteilung Bestandteil der Umfrage sein.
Beispielsweise kann der Grad der Zustimmung zu folgenden Aussagen auf einer Skala von eins (gar nicht) bis fünf (voll und ganz) abgefragt werden:

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Ich habe die Änderungen verstanden, die sich durch die neue Strategie ergeben.
Die Unterstützung, die ich bei der organisatorischen Änderung erhalte, ist ausreichend.
Ich habe verstanden, was genau bei diesem neuen Arbeitsablauf von mir erwartet wird.
Die erhaltene Schulung ist ausreichend, um die neue Arbeitsweise umzusetzen.
Ich weiß, wo ich weiterführende Informationen über die Veränderungen im Unternehmen finde.

Fazit:

Ein neues Projektmanagement-Tool nützt Ihrem Team nur dann, wenn es möglichst flächendeckend angewendet findet und die Mitarbeiter das PM-Tool verwenden wollen – und nicht müssen. Ist die neue Software ausgewählt und initial eingerichtet, gibt es daher im Einführungsprojekt einige nicht zu unterschätzende Herausforderungen zu stemmen.

Denn eine Änderung von Arbeitsweisen, Abläufen, gar Methoden oder Team-Zuständigkeiten ist immer ein Eingriff in die bestehende Ordnung und bestehende Handlungsmuster und das Selbstverständnis von Mitarbeitenden und Managern gleichermaßen. Damit Widerstände keine Chance haben und die Einführung des neuen Projektmanagement-Tools zum Scheitern zu bringen, sollten Sie den mit dem PM-Tool verbundenen Veränderungsprozess von Anfang an aktiv planen.

Hier hilft Ihnen der Ansatz des parameta PPM Tool-Navigator®. Er begleitet Sie während der Software-Auswahl und -Einführung an den entscheidenden Punkten. Sie erhalten passgenaue Unterstützung genau bei jenen Milestones, die für Ihre Organisation wichtig sind. Mit dem parameta PPM Tool-Navigator® haben Sie Zugang zu Expertenwissen rund um Ihre Software-Auswahl und -Einführung. So modular und flexibel, wie Sie es brauchen.
In diesem Sinne: Viel Erfolg bei Ihren Veränderungen!

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