Die Julius Zorn GmbH digitalisiert mit M365 die Kantinenbestellungen
Referenzbericht, wie mit der Unterstützung von parameta die Kantinenbestellungen von manueller Zettelwirtschaft auf einen vollständig digitalisierten, effizienten und skalierbaren Prozess umgestellt wurden.
Projektdauer: 4 Monate
Technologie: MS Power Platform (PowerApp)
Branche: Medizintechnik
Über die Julius Zorn GmbH
Die Julius Zorn GmbH (Juzo) mit Hauptsitz in Aichach (Bayern) ist ein führender Hersteller von medizinischer Kompressionsbekleidung, Bandagen und Orthesen. Das Unternehmen beschäftigt über 1.200 Mitarbeitende und beliefert Fachhandel und Kliniken weltweit.
Ausgangssituation
Der Bestellprozess für das Kantinenessen war seit vielen Jahren etabliert und bewährt, aber nicht mehr zeitgemäß. Über ein statisches Intranet-Formular gingen Bestellungen per E-Mail beim Einkauf ein, wurden ausgedruckt, manuell weitergereicht und in Listen gepflegt, die später als Abrechnungsgrundlage dienten.
Mit der Zeit führte das zu typischen Herausforderungen: fehleranfällige Übertragungen, umständliche Abstimmungen und keine dynamische Prüfung der Verfügbarkeit. Besonders mit der Einführung einer neuen Menülinie, die Ofenkapazität und Lagerbestand erforderte, stieß der manuelle Prozess an seine Grenzen.
Projektziele
Ziel war es, den Bestellprozess für alle Beteiligten: Mitarbeitende, Kantinenpersonal, Einkauf und Personal deutlich zu vereinfachen und Fehlerquellen zu eliminieren.
Die neue Lösung sollte:
- Verfügbarkeiten und Kapazitäten automatisch prüfen
- Alle Bestellungen durchgängig digital abwickeln
- Sich nahtlos in die bestehende M365-Umgebung einfügen
- Skalierbar sein
Rolle, Aufgaben und Verantwortung von parameta
Gemeinsam mit Juzo analysierten wir den End-to-End-Prozess, von der Menüplanung über die Bestellung bis zur Abrechnung. Auf Basis der identifizierten Schmerzpunkte entwickelten wir eine PowerApp, die alle relevanten Schritte digital und medienbruchfrei abbildet.
„Der Unterschied ist enorm: Früher Zettel, Fehler und viel Abstimmungsarbeit – heute läuft alles digital und fast von allein. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Mit der neuen Lösung konnte die Rate an Fehlbestellungen auf ein Minimum reduziert werden. Die Zusammenarbeit im Projekt war sehr angenehm, jederzeit wertschätzend und unkompliziert.“
Lea Fischer – Einkauf | Purchasing
Projektablauf
Zu Beginn führten wir gemeinsam mit Juzo eine umfassende Analyse durch, um den kompletten Bestellprozess von der Menüplanung bis zur Abrechnung zu verstehen. In Gesprächen mit Mitarbeitenden aus Kantine, Einkauf und Personal erfassten wir Anforderungen, Engpässe und Verbesserungswünsche strukturiert. Schnell erkannten wir: Eine PowerApp mit klar getrennten Oberflächen für Bestellende und Kantinenpersonal liefert den größten Mehrwert.
Daraufhin entwickelten wir in enger Abstimmung mit dem Einkauf, der die Kantinenabwicklung federführend verantwortet, ein Konzept für die Funktionslogik, inklusive tagesabhängiger Verfügbarkeiten und automatischer Kapazitätsprüfung für die Menüs. Gemeinsam mit einem Kernteam etablierten wir regelmäßige Testphasen, um Bedienbarkeit und Abläufe für künftige Anwender:innen zu optimieren. Über die M365-Integration übernahmen wir Profildaten automatisch und erfassten Bestellungen zentral in Echtzeit.
Nach Abschluss der Testphase rollten wir die App unternehmensweit aus. Wir integrierten sie im Intranet und ersetzten das ursprüngliche Formular, sodass Nutzer:innen eine schnelle und intuitive Erfahrung erhielten. Herausforderungen, wie etwa komplexe Verfügbarkeitslogiken oder der Wunsch nach Stornierungsoptionen konnten wir dann kurzfristig intergieren.
Projektergebnis
Mit der maßgeschneiderten PowerApp-Lösung hat Juzo einen langjährigen Prozess erfolgreich modernisiert und digitalisiert. Das Resultat: Ein Bestellsystem, das nahezu ohne manuellen Aufwand auskommt, fehlerfreie Abläufe sicherstellt und allen Beteiligten maximale Transparenz bietet. Ein regelmäßig anfallender manueller Arbeitsaufwand im Tagesgeschäft entfällt durch das Projekt, welches insgesamt einen Aufwand von weniger als 15PT benötigte. Fehlbestellungen wurden auf ein Minimum reduziert und neue Menülinien lassen sich ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand integrieren.
Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, intelligenter Verfügbarkeitslogik und vollständiger M365-Integration erhöht nicht nur die Effizienz im Kantinenbetrieb, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Juzo verfügt damit über eine zukunftssichere Lösung, die den Alltag vereinfacht, Kosten senkt und nachhaltigen Mehrwert schafft.
