So wird die Einführung eines neuen PM-Tools zum Erfolg

Die Einführung eines neuen PM-Tools gleicht, wenn man es richtig machen möchte, eher einem Großprojekt. Wir alle wissen: Großprojekte haben ihre ganz besonderen Tücken und der Erfolg kann schnell auf der Kippe stehen.

Bei der Einführung einer Projektmanagement-Software kann viel schief gehen. Die Betonung liegt hier auf „kann“. Es muss nicht zwangsläufig ein Misserfolg werden. Denn die IT und die Organisation können hierfür auf bewährte Unterstützer, Methoden, Workflows und zahlreiche Best Practices zurückgreifen. Im Fokus für den späteren Erfolg stehen dabei in den meisten Fällen die Prozesse, Ergebnistypen und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens.

Die nötige Vorarbeit

Kurz: Damit am Ende einer Einführung alle zufrieden und produktiv mit dem neuen Tool arbeiten, müssen zunächst die Voraussetzung für eine effiziente und erfolgreiche Implementierung des PM-Tools geschaffen werden. Und das am besten noch deutlich VOR der Einführung eines neuen PM-Tools.

Am Anfang sollten hier immer die Fragen zum Ende einer Einführung stehen. Um hier nur einige zu nennen: Welche Ergebnisse werden wir mit dem Tool erreicht haben? Wie werden unsere Teams damit arbeiten? Welchen Nutzen hat jeder einzelne davon?

Diese Grundlagen machen die Einführung eines PM-Tools nachhaltig zum Erfolg

In unserer langjährigen Beratungs-Praxis hat sich in hunderten Einführungsprojekten so etwas wie ein ‚Königsweg‘ für die erfolgreiche Einführung von Projektmanagement-Software gezeigt. Er stellt die Grundlage der späteren Implementierung dar.

Die wichtigsten Etappen dieses Königswegs verraten wir Ihnen hier in diesem Artikel. (Kleiner Spoiler: Eine erfolgreiche Einführung ist immer auch ein Change-Projekt, eine Änderung der Organisation, in der IT oder im ganzen Unternehmen.)

Fünf Etappen bringen Ihre Tool-Einführung gut ins Ziel

1. Die Organisation vorbereiten

Gemeinsam mit dem nächsten Schritt, der gelungenen Auswahl des richtigen Tools, zählt dies ohne Zweifel zu den wichtigsten Voraussetzungen für den späteren Erfolg. Denn die Einführung eines Tools bringt zahlreiche Veränderungen in der Organisation mit sich. Um später gut starten zu können, sollten Sie die nachfolgenden Punkte mit Vorgesetzten und Kollegen ausführlich diskutieren und dokumentieren:

• Sind alle wesentlichen Beteiligten informiert und/oder an dem Auswahl- und Einführungsprojekt beteiligt? Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder mit in den folgenden Veränderungsprozess eingebunden sind.
• Warum setzten wir das Tool ein? Wissen alle Anwender, was das neue Tool für sie bringt? Erläutern Sie den individuellen Nutzen, kommunizieren Sie Vorteile der Veränderung möglichst für jeden. Argumentieren Sie offen und nachweislich verlässlich.
• Was tun wir bei Widerstand? Rechnen Sie von vorneherein mit Widerständen, da Mitarbeiter unterschiedlich mit Veränderungen umgehen werden. Planen Sie Ihre Strategie zum Abbau solcher Widerstände ebenfalls transparent und nachvollziehbar.
• Wie sieht unser Plan für den Roll-out aus? Erstellen (und kommunizieren) Sie auf Basis Ihrer Stakeholder-Analyse und Ihrer organisatorischen Rahmenbedingung einen schrittweisen Plan, mit dem Sie den individuellen Nutzen möglichst in die gesamte Organisation hineintransportieren.

2. Eine umfangreiche Anforderungsanalyse vor der erfolgreichen Auswahl durchführen

Moderne Projektportfoliomanagement-Tools bringen eine Vielzahl an Funktionalitäten mit, die der Markt in den letzten zehn Jahren hervorgebracht hat. Um das geeignete Tool auswählen zu können ist es essenziell, die eigenen Anforderungen gut genug zu kennen und beschreiben zu können. Die “Eierlegende Wollmilchsau” gibt es nicht. Ein ‚zu viel‘ wird die Organisation im schlechtesten Fall überfordern. Planen Sie mit am besten mit Standards. Die Kosten, um eine Software auf die eigenen Bedürfnisse zu „customizen“ sind oft extrem hoch und stehen einem Einführungserfolg häufig im Weg.

Praxis-Tipp:
Es ist wesentlich smarter, die für Ihr Business relevanten User Stories vor der Auswahl detailliert zu  entwickeln. So lassen sich bloße Wünsche von echten Anforderungen relativ einfach unterscheiden– was die Tool-Auswahl erheblich vereinfacht.

3. Achten Sie auf die Usability bei der Tool-Auswahl

Abseits aller technischen Funktionalitäten ist die Usability, die Benutzerfreundlichkeit der Software, immer noch das Akzeptanzkriterium Nr. 1. Achten Sie auf diese Details, da ein Tool lediglich ein Werkzeug ist, nie die Lösung für ein Problem im Projektmanagement. Mitarbeitende, die gerne mit dem Tool arbeiten, erhöhen die Produktivität und schaffen damit langfristig einen Mehrwert für den Erfolg im Unternehmen.

Praxis-Tipp:
Lassen Sie im Auswahlprozess daher ausreichend Spielraum für das ‚individuelle Bauchgefühl‘ bei der Beurteilung der Usability.

4. Lassen Sie sich nicht hetzen, Zeit ist wichtig

Eine Tool-Auswahl ist ein sensibler Prozess, der mit relevanten und langfristigen Kosten für das Unternehmen verbunden ist. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für Ihre Auswahl und Einführung. Dadurch verhindern Sie, dass das Tool aus Zeitnot quasi ‚durch die Hintertür‘ eingeführt wird. Es mag sein, dass es damit möglicherweise technisch einwandfrei funktioniert. Oft wird das neue Tool dann jedoch nicht akzeptiert, weil es schlecht oder gar nicht geschult und nicht erklärt wurde.

Praxis-Tipp
Unserer Erfahrung nach waren Projekte, die von der Auswahl bis zum Rollout etwa 6-12 Monate dauerten, am erfolgreichsten.

5. Die Teamzusammensetzung ist alles entscheidend für den Erfolg

Die Auswahl und Zusammensetzung des Projektteams ist einer der entscheidendsten Faktoren bei der Durchführung eines Einführungsprojektes. Hier helfen eine transparente Zielsetzung und Kommunikation, eine klare Rollen- und Aufgabenbeschreibung und evtl. eine Stakeholder-Analyse.

Praxis-Tipp
Warum das Rad immer neu erfinden? Holen Sie sich Experten-Rat. Scheuen Sie sich nicht, Hilfe (auch extern) in Anspruch zu nehmen, um die eigenen Kapazitäten zu entlasten und die Steuerung zu erleichtern. Der neutrale Blick von außen hilft oft, Differenzen innerhalb der Organisation schneller und konstruktiver zu überwinden.

Typische ‚Baustellen‘ auf dem Weg zur erfolgreichen Einführung eines PM-Tools

Selbst auf den besten und schönsten Wegen passiert bisweilen Unvorhergesehenes. Im Lauf der letzten zwei Jahrzehnte haben wir jedoch festgestellt, dass sich die ‚Baustellen‘ auf dem Weg zur gelungenen Tool-Implementierung sehr oft ähneln.

Unsere Top-Liste der größten Gefahrenstellen für Unternehmen bei der Einführung soll Ihnen als Projektverantwortlichem helfen, Ihr Team erfolgreich für diese Problematiken in einem Einführungsprojekt zu sensibilisieren. Damit Sie gemeinsam die Baustellen möglichst weiträumig umfahren können!

Der Change Prozess wurde unterschätzt!

Die anfängliche Euphorie während des Auswahlprozesses weicht der Realität. Jetzt zeigt sich, dass die anstehenden Veränderungen den eigenen Arbeitsplatz grundlegend verändern. Diese Situation müssen Sie im Blick haben als Projektverantwortlicher. Denn für Sie ist es essenziell festzustellen, welche Personen aktiv gegen die Umstellung arbeiten (eigene entwickelte Prozesse oder Lösungen werden obsolet). Sie müssen den Stakeholdern zwingend den individuelle Nutzen vermitteln.

Ihr ToDo: Abholen, einbinden und überzeugen! 

Der Projekt-Scope ist nicht stabil!

Im Rahmen des Proof of Concept wird der Scope immer wieder durch neuen Input verändert. Hier liegt das Problem oft in der mangelhaften Anforderungsanalyse und Einbindung aller relevanten Stakeholder. Das Projekt verkommt dann oft zum ‚Wunschkonzert‘. Ein klarer Scopefreeze sollte Ihre oberste Prämisse für ein erfolgreiches Einführungsprojekt sein. Finger weg vom “Stricken mit der heißen Nadel”!

Ihr ToDo: Als direkte Maßnahme sollten Sie entsprechend priorisieren und das Projekt(teil-)Ziel (neu) definieren.

Die Komplexität wurde unterschätzt!

Komplexität kann vielfältige Ursachen haben: Technische Komponentenkönnen nicht wie geplant eingesetzt werden, Ressourcen nicht wie gewünscht zum Einsatz kommen oder die schiere Größe und die Inhalte überfordern das Projektteam. Kann die Komplexität nicht direkt reduziert werden durch Anpassung des Scopes oder Restrukturierung des Projekts, sind (externe) Experten die ideale Feuerwehr. Sie steuern mit dem unaufgeregten Blick von außen Teilbereiche des Projektes und entlasten den Projektleiter oder das PMO entsprechend.

Ihr ToDo: Sich Hilfe zu suchen ist kein Zeichen von Schwäche, ganz im Gegenteil! Dadurch erhöhen Sie Ihre Chancen auf Projekterfolg deutlich.

Transparenz: Von allen gefordert – von keinem (wirklich) gewollt.

Ein oft genanntes (und zurecht gefordertes) Projektziel einer Tool-Einführung ist die Transparenz. Leider zeigt die Erfahrung, dass dieser Wunsch, der oft aus dem Management kommt, auf der operativen Ebenen für gemischte Gefühle sorgt. Denn plötzlich werden die eigenen Prozesse und Leistungen ‚sichtbar‘. Hier ist es wichtig, dass Sie sensibel mit diesem Thema umgehen und mögliche Auswirkungen mit den Bereichen erörtern (Stichwort: ‚kleine Fürstentümer‘). Andernfalls könnte der Wunsch nach ‚Reports über alles und jeden‘ zu Schattenbuchhaltung und Verschleierungsstrategien führen.

Ihr ToDo: Schaffen Sie Vertrauen!

Bereits in der Planungsphase bestimmt die Denkweise der Projektverantwortlichen über Erfolg oder nicht bei der Implementierung von PM-Tools. Diejenigen die bereits bei der Auswahl der neuen Projektmanagement-Software deren spätere Einführung und Anwendung ‚mitdenken‘, erhöhen die Chancen auf den Erfolg enorm.

In diesem Sinne: Bedenken Sie stets das Ende, denn dann stehen Sie von Anfang an besser da!

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Dr. Michael Streng

Geschäftsführer | parameta