Tool-Baukasten bei Projektmanagement-Software

Tool-Baukasten bei Projektmanagement-Tools

Michael Frieß

Geschäftsführer | parameta

Projektmanagement-Tool Auswahl

Die Zukunft der IT liegt im Katalog: User-zentrierte Software-Auswahl mit Apps und/oder Modulen

Rasante Geschwindigkeit, Veränderungsdruck und zahlreiche, teils bahnbrechende Entwicklungen der letzten Jahrzehnte haben zu Mega-Trends in der IT geführt, wie beispielsweise dem allgegenwärtigen Cloud Computing mit den dazugehörigen Lösungen und Angeboten. Diese Trends ziehen sich durch alle Bereiche der Unternehmen. Alle Abteilungen und Mitarbeitenden sind davon betroffen: was für viele Organisationen noch vor zwei bis drei Jahren als völlig unvorstellbar galt – Daten, egal ob sensibel oder nicht, in der Wolke zu speichern – ist jetzt selbst in Organisationen, die zur kritischen Infrastruktur gerechnet werden, in der Praxis angekommen.

Allen voran die IT selbst. Hier leisten die Trends einem neuen Denken Vorschub. Bisherige Prozesse und mit ihnen gängige Tools geraten ins Wanken. Ein Beispiel: Tools auszuwählen und einzuführen gehört zum Standard-Leistungskatalog der IT. Softwarelösungen haben sich fundamental geändert. Ist es da nicht an der Zeit auch die Art und Weise wie Tools gewählt und für Anwender bereitgestellt werden, grundsätzlich zu überdenken? Gibt es nicht einen smarteren Weg? Einen, der die User und ihre Anforderungen konsequent in den Mittelpunkt stellt?

User-zentrierte Software: Zeitenwende in der IT?

Anwenderzentrierung ist auch bei der Auswahl und Einführung von Projektmanagement-Software in der IT erkennbar. Allumfassende Projektmanagement-Tools entsprechen heute in vielen Unternehmen nicht mehr der Art und Weise, wie IT und Endanwender mit Software im Bereich Projektmanagement arbeiten wollen – und müssen. Schneller, agiler und vor allem anwenderfreundlicher muss es sein. Am besten, es gibt eine App für jeweils den Bereich, den man im Projektmanagement abdecken möchte.

Warum sollte ausgerechnet bei Projekten, bei denen es ja immer um etwas Einmaliges, Neues, Innovatives geht, eine große Projektmanagement-Lösung für jeden und auf alle Projekte passen? Die Frage ist berechtigt.

Statt ein Projektmanagement-Tool für alle, für alle ein individuelles Projektmanagement-Tool

Was IT-Verantwortliche manchmal vergessen: Mitarbeitende wählen im Privatleben kompetent aus einem riesigen Angebot genau die Tools aus, die sie zur Lösung eines aktuellen Problems gerade gut brauchen. Genau dieser Trend, eine App für jedes Problem, ist in der IT spürbar. Die Anwender sind heute immer seltener bereit, sich durch ewige Feature-Listen in riesigen Software-Suiten zu arbeiten.

Viel smarter und zeitgemäßer ist es, mit einem Katalog, einer Art Baukasten mit vielen Applikationen oder Modulen zu arbeiten. Die IT erstellt diesen Katalog passend zum Unternehmen. Die Projektleiter wählen dann eigenverantwortlich genau die Module aus dem Katalog, die sie speziell für ihr Projekt benötigen. Durch eine solch modulare ‚Bauweise‘ wird aus einer Standard-Projektmanagement-Software eine hochgradig individuelle Projektmanagement-Lösung. Eine, die ihre Anwender begeistert, sie schnell und bestmöglich zum Erfolg in ihrem Projekt führt.

So gelingt der Einsatz eines Modul-Katalogs für Projektmanagement-Tools

IT-Organisationen, die sich für den Einsatz eines Modul- oder App-Katalogs entscheiden, müssen für die spätere erfolgreiche Nutzung drei Seiten berücksichtigen: die eigenen Anforderungen in der IT, die hochgradig individuellen Wünsche und Anforderungen der Anwender und die Frage, wie man in einer solch heterogenen Tool-Landschaft die Daten konsolidiert bekommt.

Anwender präferieren eine möglichst nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur und IT-Architektur ihres Unternehmens. Zahlreiche Schnittstellen zu den gängigen Standard-Applikationen stellen eine solche Einbindung sicher, z.B. über eine Anbindung an die Top-Plattformen und -Applikationen, die verbreitet in Unternehmen im Einsatz sind, allen voran Office365 oder SharePoint. Die Möglichkeiten, die Big Data und leistungsfähige Algorithmen heute bereits bieten, sichern hier die Akzeptanz der Anwender, die Qualität und die Struktur der Daten.

Für die IT ein absolutes Muss: eine zukunftsorientierte IT- bzw. Tool-Architektur. Diese Architektur muss flexibel genug sein, um im Hintergrund den Datenfluss im Sinne der Organisation zu leiten und um die korrekte Datenmigration sicherzustellen. Das System muss den Usern in einer hochperformanten Umgebung ganz verschiedene Apps, individuell nach Bedarf zur Verfügung stellen – wie das beispielsweise mithilfe der Microsoft Power-Platform und Flows heute schon möglich ist.

Nicht neu, aber wichtig für den Erfolg eines IT-Tool-Katalogs: der Faktor Mensch

In der Praxis haben sich beim Einsatz von Tool- oder Modul-Katalogen bei Auswahl und Betrieb von Projektmanagement-Tools bereits jetzt zwei Dinge herauskristallisiert, die wir Ihnen gerne hier an die Hand geben:

  1. Hoher Ausbildungsbedarf in der IT: Damit die Anwender eine vernünftige Auswahl aus dem Modul-Katalog treffen kennen, müssen sie genau verstehen, was genau sich hinter jedem Modul verbirgt und auf welchen Grundlagen die zur Verfügung stehenden Module beruhen. Das erfordert Transparenz bei den im Katalog aufgenommenen Tools und möglicherweise zusätzliche Anwendertrainings.
  2. Hohes Vertrauen: IT-Verantwortliche müssen mit einem Katalog ihren Anwendern zutrauen, dass sie in der Lage sind, die passendsten Module auszuwählen. Diese Wahlfähigkeit muss ihnen die Führungsebene zugestehen und lassen. Was oft der schwierigste Teil des Konzepts eines Modul-Katalogs ist. Denn damit werden zentral, von ‚oben‘ gesteuerte Prozesse oder Vorgaben, wie z.B. Rückmeldungen oder das Ressourcenmanagement zu geschehen haben, ein ganzes Stück weit obsolet. Mit dem Modul-Katalog signalisieren IT-Verantwortliche ganz klar an ihre Teams:

„Überlegt und entscheidet selbst was Ihr in Euren Projekten braucht“

Genau diese Freiheit müssen sie ihren Teams in aller Konsequenz dann auch geben.

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