parameta Projektmanagementoffice (PMO)
Da ist Ihr Projektmanagement zu Hause

In Zeiten knapper Ressourcen müssen Unternehmen
mehr denn je auf den Erfolg ihres Projektmanagements
als Ganzes achten. Das bedeutet nicht nur sicherzustellen,
dass die Projekte erfolgreich geplant,
gesteuert und zum Abschluss gebracht werden. Es
bedeutet vor allem, dass die richtigen und wichtigen
Projekte von allen anderen unterschieden werden
können und in die Durchführung kommen. Dabei hat
der Weg zum Projekterfolg etliche Hürden. Zum einen
sind Budgets und Ressourcen begrenzt.

Zum anderen muss die Erreichung der Unternehmensziele messbar
unterstützt werden. Projektleiter beklagen sich zu
Recht, dass der lästige „Papierkram“ auf dem Schreibtisch
sie erfolgreich daran hindere, sich auf ihre eigentlichen
Aufgaben zu konzentrieren.

Das Mittel zur Lösung dieser Projekt-Probleme ist die
erfolgreiche Etablierung eines Projektbüros oder Projektmanagement-
Office (PMO) in der Organisation.

Was steckt hinter dem Begriff PMO?

Die Bezeichnung PMO ist weder geschützt, noch
genormt. Dadurch ist die Vorstellung, was hinter dem
Begriff stecken könnte, höchst unterschiedlich. Unter
einem PMO wird meist eine Organisationseinheit verstanden,
in der die Verantwortung für das Projektmanagement
verankert ist. PMO steht also im Gegensatz
zu einem Projekt-Office (PO), das eine operative Unterstützung
eines oder mehrerer einzelner Projekte
zur Verfügung stellt.

Die Dienstleistungen und die organisatorische Ausgestaltung sind
vielfältig und werden durch die Ausrichtung bestimmt, die dem PMO mitgegeben wird.

Erfolgreiche PMOs zeichnen sich immer durch eine
ausgewogene Mischung aus „Zuckerbrot“ (Service,
Unterstützung, Rat und Hilfe für die Projektleiter) und
„Peitsche“ (Qualitätssicherung und Controlling rund
um die Projekte) aus.

Die organisatorische Ausrichtung kann dabei sehr
unterschiedlich sein. Von einer zentralen Stelle, die
direkt an die Unternehmensleitung berichtet, über
bereichs-interne, dezentrale Einheiten bis hin zu einzelnen,
an externe Dienstleister vergebene Services.

Vier Schritte zu einem erfolgreichen PMO

Die Etablierung eines erfolgreichen PMOs erfordert
zunächst einmal die Definition, was für Sie
und in Ihrer Organisation „erfolgreich“ bedeutet.
Erst wenn man weiß, wo ein Ziel liegt, ist es sinnvoll,
sich auf den Weg zu machen.


1.Definition des Rahmens und der Ziele

Im Rahmen eines eintägigen Workshops werden die
Leitlinien beschrieben und dokumentiert. Abgeleitet
von der Vision und der Mission des PMOs werden hier
Strategien und deren Umsetzung in Ziele gegossen
und somit die große Linie festgelegt, auf deren Basis
der nächste Schritt erfolgt:



2.Festlegung des Leistungsumfangs,
der Organisation und der Prozesse

Bei der Bestimmung des Leistungsumfangs spielen
zwei Einflussfaktoren die bestimmende Rolle: Die
Festlegung der Dienste und Services aus dem ersten
Schritt und die gegebene und/oder mögliche personelle
Ausgestaltung des PMOs. In diesem Spannungsfeld
muss nun festgelegt werden, mit welcher Kombination
aus Dienstleistungen und Aufsichtsfunktionen
man die Ziele des PMOs am besten erreicht und wie
die Prozesse aussehen, die diese Leistungen erbringen.
Auszüge aus diesem Leistungskatalog könnten zum
Beispiel sein: Unterstützung bei oder die gesamte Pflege
der Projektpläne, (Weiter-) Entwicklung einer PMMethode,
Review der Projektdokumentation oder
Zusammenstellung eines PM-Schulungskatalogs. Außerdem
muss sorgfältig überprüft werden, wo in der
Organisation das PMO am besten unterzubringen ist.


3.Operativer Start und Verankerung
in der Organisation

Wie in vielen Bereichen ist auch bei der Produktiv-Setzung
eines PMOs die Kommunikation der Schlüsselfaktor
zum Erfolg. Im Rahmen eines Kickoff werden den
zukünftigen Kunden des PMOs die Leistungen und
Qualitätsvorgaben der neuen Organisation erklärt und
ans Herz gelegt. Wichtig bei der Planung des Rollout
ist die geeignete (bedeutet: zur Organisation passende)
Strategie. Kümmert sich das PMO um alle Projekte in allen
Bereichen oder steigert man den Wirkungsbereich
Stück für Stück? Auch hier ist die Frage des faktisch
Machbaren, also letzten Endes die der personellen
Ausgestaltung das Maß der Dinge.


4.Kontinuierliche Erfolgsmessung

Soll ein PMO auch die kommenden Einsparungs-Wellen
halbwegs schadlos überstehen, ist es unerlässlich
nachweisen zu können, dass die versprochenen Nutzen
auch wirklich erbracht werden können. Mit der systematischen
Erfassung und Auswertung von Kennzahlen
und/oder einer in regelmäßigen Abständen durchgeführten
Organisations-Anamnese sollte das aber kein
Problem sein.

Zusammenfassung

Richtig auf- und umgesetzt sorgt ein parameta Projektmanagement-Office (PMO) nachhaltig für eine
stetig steigende Qualität der in einer Organisation durchgeführten Projekte. Spürbar und messbar.
Garantiert.