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22.12.2008

PM-Software - Mehrwert oder Geldverschwendung

Projektmanagement-Software wird von vielen Unternehmen als Allheilmittel für erfolgreiches Projektmanagement gesehen - ein Fehlschluss. (Fachartikel für das Magazin digitalbusiness 01/09)

Der Einsatz von technischen Lösungen trägt nur dann zu einem Mehrwert bei, wenn die individuellen Anforderungen des Unternehmens in die Auswahlentscheidung einbezogen werden und die Einführung gut geplant ist. Die Wahl der Software und deren Implementierung sollte ein eigenes Projekt sein, das wohl durchdacht ist. Denn: Passt eine implementierte Software nicht, wird deren Einsatz zur reinen Geldverschwendung.

Erfahrungsgemäß werden beim Einsatz einer Projektmanagement-Software viele Fehler gemacht. Meist messen die Projektverantwortlichen der technischen Lösung zu viel Bedeutung bei und die Auswahl erfolgt übereilt und ohne die angemessene Planung. So wird Software implementiert, die von den Mitarbeitern selbst nicht akzeptiert wird. Oder sie genügt nicht den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Teilweise sind auch die Ziele und Anforderungen an die Projekte im Unternehmen nicht bekannt, so dass nur schwer eine Einigung erzielt werden kann, welches die "richtige" Software ist.

Ebenfalls berücksichtigen sollte man, dass nicht jedes Unternehmen eine solche technische Unterstützung benötigt. Schließlich ist deren Einsatz nur bedingt von Vorteil. Im Vordergrund steht die Frage, ob die durch die Software gewonnene Zeitersparnis oder Vermeidung von Doppelarbeiten die Kosten für die Einführung und den Einsatz des Tools tatsächlich übertrifft. Als Grundformel gilt: Je größer der Anteil der Projektarbeit im Verhältnis zum Tagesgeschäft, desto eher lohnt sich eine geeignete Technologie. Auch die Verteilung der Projektteams auf mehrere Standorte kann ein wichtiges Argument für den Einsatz einer technischen Lösung sein.

"Software um jeden Preis" sollte jedoch vermieden werden. Dagegen kann deren sinnvolle Einsatz zum Gelingen eines Projektes beitragen: Laut einer aktuellen Studie der parameta Projektberatung GmbH und Co. KG vom Oktober 2008 beurteilen die Mitarbeiter das Projektmanagement besser, wenn eine technische Lösung zur Verfügung steht - allerdings nur dann, wenn gleichzeitig eine Methode gelebt wird.

Auch die Einführung von Software ist ein Projekt!

Entscheidet sich ein Unternehmen für den Einsatz von Projektmanagement-Software, gilt es zunächst, eine auf die individuellen Bedürfnisse einer Organisation hin zugeschnittene Projektmanagement-Struktur zu finden. Diese sollte es dem Unternehmen ermöglichen, beliebige Projekte professionell zu planen, zu organisieren und zu managen. Dabei ist es elementar, die fachliche Seite durch eine bedarfsgerechte, also auf Unternehmen und Mitarbeiterstruktur abgestimmte Vorgehensweise zu definieren. An der Ausgestaltung der Projektmethode sollten insbesondere auch die Mitarbeiter selbst aktiv beteiligt werden. So wird die spätere Akzeptanz der Methode gewährleistet und die Motivation der Mitarbeiter steigt. Gegebenenfalls können Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen das nötige Projekt-Know-How vermitteln.

Erst dann ist die Auswahl der Software an der Reihe. Das Tool sollte das definierte Vorgehensmodell abbilden können und die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Der Markt an Projektmanagement-Software ist riesig und bietet denjenigen eine große Auswahl, die sich für den Technologieeinsatz entscheiden. Sind die Bedürfnisse nicht allzu exotisch, findet sich im Markt ein geeignetes und bereits vorgefertigtes Tool. Nötig sind eine umfangreiche Analyse dessen, was technisch möglich ist und eine Überprüfung der existierenden Lösungen. Idealerweise ist das Team auch hier bei der Auswahl beteiligt - schließlich sind es die Mitarbeiter, die das Tool während des Projektverlaufs benötigen. Vor der Implementierung tragen Schulungen dazu bei, dass diejenigen Mitarbeiter, die mit der Lösung arbeiten, mit dieser sicher umgehen können und die oft vielfältigen Funktionen voll ausschöpfen können.

Vorteile von IT-Tools

Der Einsatz von technischen Lösungen beim Projektmanagement ist vielfältig und beginnt bereits bei der Projektauswahl. Wie eine Studie von Professor Dr. Manfred Kröger von 2004 zeigt, werden bereits hier viele Fehler gemacht. So erwirtschaften der Studie zufolge mehr als die Hälfte der Projekte in Deutschland deshalb keinen Gewinn, weil schlicht und ergreifend die falschen Projekte gewählt wurden. Entscheidende Kriterien für die Wahl eines Projektes sind hierbei Kosten, Nutzen und Risiko - aber auch die strategische Bedeutung für das Unternehmen. Stehen eine Vielzahl von Projekten auf dem Plan, kann eine grafische Darstellung nach den genannten Kriterien die Auswahl erleichtern.

Eine häufige Anwendung von Projektmanagement-Tools ist die Ressourcenplanung, die sicher stellen soll, dass die Mitarbeiter zwar ausgelastet, jedoch nicht überlastet sind. Besonders erschwert wird diese Planung, ist das Projektteam international verstreut. Ohne eine geeignete technische Unterstützung ist die Koordination in dieser Situation eine enorme Herausforderung.

Weiter wird Software bei der Planung eines Projektes eingesetzt. Diese ist sehr komplex und muss häufig an die sich verändernden Umweltbedingungen angepasst werden. Ein IT-Tool unterstützt den Projektleiter hierbei durch ständiges Controlling.

Auch das Risikomanagement kann vom Software-Einsatz profitieren. Wie die parameta Studie zeigt, ist Risikomanagement gerade im Mittelstand häufig ein Fremdwort. Es gilt als "Schwarzmalerei" - und wird deshalb oft nicht berücksichtigt. Projektmanagement-Software kann die Identifikation von Risiken zur Routineaufgabe in jedem Projekt machen und darüberhinaus auch präventiv eingreifen, wenn ein Risiko einzutreten droht.

Schlussendlich gilt es bei jedem Projekt, das dort erworbene Wissen zu analysieren, aufzubereiten und dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dabei kann es sich um Erfahrungsberichte, Risikochecklisten, Projektauswertungen, abgeschlossene Verträge und vieles mehr handeln. Dieses Wissen nützt jedoch nur, wenn es strukturiert abgelegt werden kann und mittels einer Suchfunktion aufrufbar ist. Auch bei dieser Dokumentation kann ein IT-Tool eine essentielle Hilfe sein.

Fazit

Man kann davon ausgehen, dass sich die Kosten für Projekt-management-Software nicht lohnen, wenn keine genaue Planung dahintersteckt. Eine nicht an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasste technische Lösung schafft in der Regel keinen Mehrwert - auch wenn dies viele Unternehmen glauben. Damit das IT-Tool profitabel wird, müssen einige Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen werden. Projektmanagement-Strukturen gilt es zu implementieren und die Wahl der Software muss wohlüberlegt sein. Die technische Lösung sollte die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Jedoch darf die Technik nicht überbewertet werden. Projektmanagement bedeutet mehr als die Wahl der richtigen Software, idealerweise verbindet und harmonisiert es Mensch, Technik und Software. Der Mensch sollte dabei immer im Mittelpunkt der Betrachtung stehen.

Fachartikel für das Magazin digitalbusiness 01/09

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