parameta Projektmanagementoffice (PMO)
Da ist Ihr Projektmanagement zu Hause

In Zeiten knapper Ressourcen müssen Unternehmen mehr denn je auf den Erfolg ihres Projektmanagements als Ganzes achten. Das bedeutet nicht nur sicherzustellen, dass die Projekte erfolgreich geplant, gesteuert und zum Abschluss gebracht werden. Es bedeutet vor allem, dass die richtigen und wichtigen Projekte von allen anderen unterschieden werden können und in die Durchführung kommen. Dabei hat der Weg zum Projekterfolg etliche Hürden. Zum einen sind Budgets und Ressourcen begrenzt.

Zum anderen muss die Erreichung der Unternehmensziele messbar unterstützt werden. Projektleiter beklagen sich zu Recht, dass der lästige „Papierkram“ auf dem Schreibtisch sie erfolgreich daran hindere, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Das Mittel zur Lösung dieser Projekt-Probleme ist die erfolgreiche Etablierung eines Projektbüros oder Projektmanagement- Office (PMO) in der Organisation.

Was steckt hinter dem Begriff PMO?

Die Bezeichnung PMO ist weder geschützt, noch genormt. Dadurch ist die Vorstellung, was hinter dem Begriff stecken könnte, höchst unterschiedlich. Unter einem PMO wird meist eine Organisationseinheit verstanden, in der die Verantwortung für das Projektmanagement verankert ist. PMO steht also im Gegensatz zu einem Projekt-Office (PO), das eine operative Unterstützung eines oder mehrerer einzelner Projekte zur Verfügung stellt.

Die Dienstleistungen und die organisatorische Ausgestaltung sind vielfältig und werden durch die Ausrichtung bestimmt, die dem PMO mitgegeben wird.

Erfolgreiche PMOs zeichnen sich immer durch eine ausgewogene Mischung aus „Zuckerbrot“ (Service, Unterstützung, Rat und Hilfe für die Projektleiter) und „Peitsche“ (Qualitätssicherung und Controlling rund um die Projekte) aus.

Die organisatorische Ausrichtung kann dabei sehr unterschiedlich sein. Von einer zentralen Stelle, die direkt an die Unternehmensleitung berichtet, über bereichs-interne, dezentrale Einheiten bis hin zu einzelnen, an externe Dienstleister vergebene Services.

Vier Schritte zu einem erfolgreichen PMO

Die Etablierung eines erfolgreichen PMOs erfordert zunächst einmal die Definition, was für Sie und in Ihrer Organisation „erfolgreich“ bedeutet. Erst wenn man weiß, wo ein Ziel liegt, ist es sinnvoll, sich auf den Weg zu machen.

1.Definition des Rahmens und der Ziele

Im Rahmen eines eintägigen Workshops werden die Leitlinien beschrieben und dokumentiert. Abgeleitet von der Vision und der Mission des PMOs werden hier Strategien und deren Umsetzung in Ziele gegossen und somit die große Linie festgelegt, auf deren Basis der nächste Schritt erfolgt:

2.Festlegung des Leistungsumfangs, der Organisation und der Prozesse

Bei der Bestimmung des Leistungsumfangs spielen zwei Einflussfaktoren die bestimmende Rolle: Die Festlegung der Dienste und Services aus dem ersten Schritt und die gegebene und/oder mögliche personelle Ausgestaltung des PMOs. In diesem Spannungsfeld muss nun festgelegt werden, mit welcher Kombination aus Dienstleistungen und Aufsichtsfunktionen man die Ziele des PMOs am besten erreicht und wie die Prozesse aussehen, die diese Leistungen erbringen. Auszüge aus diesem Leistungskatalog könnten zum Beispiel sein: Unterstützung bei oder die gesamte Pflege der Projektpläne, (Weiter-) Entwicklung einer PMMethode, Review der Projektdokumentation oder Zusammenstellung eines PM-Schulungskatalogs. Außerdem muss sorgfältig überprüft werden, wo in der Organisation das PMO am besten unterzubringen ist.

3.Operativer Start und Verankerung in der Organisation

Wie in vielen Bereichen ist auch bei der Produktiv-Setzung eines PMOs die Kommunikation der Schlüsselfaktor zum Erfolg. Im Rahmen eines Kickoff werden den zukünftigen Kunden des PMOs die Leistungen und Qualitätsvorgaben der neuen Organisation erklärt und ans Herz gelegt. Wichtig bei der Planung des Rollout ist die geeignete (bedeutet: zur Organisation passende) Strategie. Kümmert sich das PMO um alle Projekte in allen Bereichen oder steigert man den Wirkungsbereich Stück für Stück? Auch hier ist die Frage des faktisch Machbaren, also letzten Endes die der personellen Ausgestaltung das Maß der Dinge.

4.Kontinuierliche Erfolgsmessung

Soll ein PMO auch die kommenden Einsparungs-Wellen halbwegs schadlos überstehen, ist es unerlässlich nachweisen zu können, dass die versprochenen Nutzen auch wirklich erbracht werden können. Mit der systematischen Erfassung und Auswertung von Kennzahlen und/oder einer in regelmäßigen Abständen durchgeführten Organisations-Anamnese sollte das aber kein Problem sein.

Zusammenfassung

Richtig auf- und umgesetzt sorgt ein parameta Projektmanagement-Office (PMO) nachhaltig für eine stetig steigende Qualität der in einer Organisation durchgeführten Projekte. Spürbar und messbar. Garantiert.