parameta Organisationsanalyse
Exakt wissen, wo man steht und wohin man will.

Steckt ein Projekt in der Krise, liegen die Ursachen nicht immer nur im Management dieses einen Projekts. Mindestens genauso häufig existiert ein Portfoliomanagement gar nicht oder läuft zumindest nicht rund. Die Ursachen für gut oder schlecht laufende Projekte sind also vielfältig und -schichtig, oftmals überschneiden und bedingen sie sich. Gerade dieses Zusammenspiel macht es so schwer, die wirklichen Ursachen objektiv zu erkennen und exakt zu lokalisieren. Um es bildlich auszudrücken: Man spürt, dass der Bauch weh tut, kann aber nicht sagen, an was es liegt. Etwas Falsches gegessen? Stress? Oder doch etwas Ernsteres?

Im Rahmen der parameta PPM-Anamnese® werden Organisationen in Bezug auf ihre Projekte unvoreingenommen und sachlich auf Herz und Nieren geprüft und die wahren „Schmerzauslöser“ identifiziert. Damit wird eine sichere Therapie ermöglicht. Die parameta PPM-Anamnese® ist eine mittlerweile hundertfach angewandte Schätz-, Mess- und Vergleichs-Methode, die durch eine Benchmarking-Datenbank sogar die Möglichkeit bietet, sich an den Besten der Branche zu orientieren.

Der Plan: Initialisieren. Analysieren. Präsentieren.

Jede parameta PPM-Anamnese® beginnt mit einer Initialisierung. Im Rahmen eines kurzen Workshops oder einer Web-Konferenz werden gemeinsam mit dem Kernteam die Ziele, der Ablauf, die Schwerpunkte, die Teilnehmer und ein Zeitplan für die Anamnese bestimmt.

Analysieren: messen oder schätzen

Prinzipiell gibt es zwei Arten des Erkenntnis-Gewinns: messen und/oder schätzen. In beide Verfahren starten wir mit einem Dokumenten-Review. Hierbei werden alle Dokumente, die über den Stand des Projekt- und Portfoliomanagements zur Verfügung gestellt werden können, ausgetauscht und analysiert.

Messen

Unsere Mitarbeiter scannen intensiv und anhand vorher mit Ihnen abgestimmten Checklisten und Fragebögen Ihre Projektumgebung. Einzelinterviews mit Vertretern aller Rollen im Bereich Projekt- und Portfoliomanagement sowie ein persönlicher Augenschein ausgewählter Projekte gehören genauso zur Untersuchungwie die beobachtende Teilnahme an Projekt-, Lenkungsausschuss- und Portfolioentscheidungs-Sitzungen. Diese Erkenntnisse werden zur IST-Situation zusammen gefasst. Die SOLL-Definition erfolgt im Rahmen eines gemeinsamen Workshops.

Schätzen

In einem ein- bis maximal zweitägigen Workshop führen wir ein idealerweise acht- bis 12-köpfiges Team mit Hilfe eines speziellen Workshop-Designs durch einen Bewertungs-Prozess. An dessen Ende steht die konsolidierte Erkenntnis über den derzeitigen und den in Zukunft gewünschten Stand der PPM-Kompetenzen in Ihrer Organisation.

Präsentieren und Diskutieren

Die Gegenüberstellung der festgestellten IST-Situation mit dem gewünschten und priorisierten SOLL-Zustand bestimmt die zu bearbeitenden Handlungsfelder. Das Analyseergebnis wird in einem Abschlussbericht dokumentiert und mit Hilfe einer so genannten Heatmap visualisiert und präsentiert. Stärken und Schwächen sind auf einen Blick sichtbar, Handlungsempfehlungen werden daraus abgeleitet.

Alles im grünen Bereich oder Achtung Handlungsbedarf?

Mittels Farbcodierung und Temperaturangaben visualisiert die Heatmap auf einen Blick welche Kompetenzen ursächlich an den PM-Schmerzen beteiligt sind, ob mittlerer oder starker Handlungsbedarf besteht – also wie „heiß“ ein Thema ist – und wie weit IST-Situation und SOLL-Zustand auseinanderklaffen.

Der Gewinn: Effizient erkennen, was geht

Durch die Berücksichtigung aller für das Projekt- und Portfoliomanagement relevanten organisationsspezifischen Kompetenzen ermöglicht die parameta PPM-Anamnese® eine schnelle, objektive und eindeutige Diagnose einer Organisation. Die völlig vorurteilsfrei und neutral ermittelten Ergebnisse decken die vorhandenen Stärken und Schwächen auf und gelten insbesondere mit dem Abgleich von Benchmarks als „harte Währung“.

Zusammenfassung

Die parameta PPM-Anamnese® ist ein erprobtes und abgeschlossenes System zur neutralen und detaillierten Analyse und Bewertung organisationsspezifischer Kompetenzen. Untersucht werden alle relevanten Teilbereiche der Dimensionen Mensch, Struktur und Technologie.